bpm'online sales commerce
PDF

Процесс визирования заказов

Если необходимо согласовать и утвердить заказ, например, согласовать у руководителя его сумму, используйте функциональность визирования. Виза может быть установлена (утверждена или отклонена) одним или несколькими сотрудниками вашей компании, например, руководителем отдела и директором.

Возможность визирования доступна в разделах [Счета] и [Заказы]. В процессе визирования используется действие [Отправить на визирование], а также вкладка [Визы] страницы заказа и коммуникационная панель.

Отправка на визирование

Запустить процесс визирования можно на странице заказа с помощью действия [Отправить на визирование]. В результате открывается страница ввода параметров визирования.

Визирующий

Укажите департамент либо сотрудника, которому заказ отправляется на визирование. Справочник поля содержит перечень ролей — имена пользователей и названия групп пользователей. При выборе группы пользователей право визирования заказа будут иметь все пользователи группы.

Цель визы

Внесите целевое назначение визы, например, “Сумма заказа”.

Разрешено делегирование

Установите признак, чтобы при визировании заказа была разрешена переадресация на другого сотрудника.

После отправки на визирование система запретит редактирование текущего заказа для всех пользователей, которым это право было предоставлено. Далее, если будет найдена актуальная положительная виза выбранного пользователя, то визирование будет завершено с этим результатом. Если будет найдена отрицательная виза, то для нее будет установлен признак [Неактуальна]. В этом случае, а также если не будет найдено предыдущих виз, адресат получит уведомление о необходимости визирования заказа.

Инструменты для управления визами

Завизировать заказ или переадресовать визирование на другого пользователя можно на коммуникационной панели или на вкладке [Визы] страницы заказа. Управление визами выполняется с помощью дополнительных команд в меню [Действия].

[Показать все визы]/[Показать актуальные визы] — отобразить все добавленные визы по заказу или только визы, для которых не установлен признак [Неактуальна]. По умолчанию отображаются только актуальные визы.

[Утвердить] — визировать заказ с положительным результатом. При выборе действия открывается дополнительное окно для указания комментариев к визированию. При подтверждении действия состояние визы изменяется на “Положительная”.

[Отклонить] — визировать заказ с отрицательным результатом. При выборе действия открывается дополнительное окно для указания комментариев к визированию. При подтверждении действия состояние визы изменяется на “Отрицательная”.

[Сменить визирующего] — изменить сотрудника, назначенного визирующим по заказу. Действие доступно для пользователей, которые имеют право на визирование, если у визы установлен признак [Разрешено делегирование] и не заполнено поле [Делегирована от]. При выборе действия открывается перечень пользователей и групп пользователей, составляющих организационную структуру вашей компании. Выбранный пользователь будет указан в поле [Визирующий], а текущий пользователь будет указан в поле [Делегирована от].

[Удалить] — удалить выбранную визу. Право на удаление визы имеет администратор. Удаление визы возможно только в тех случаях, когда она уже утверждена/отклонена или неактуальна.

Команды [Утвердить], [Отклонить] и [Сменить визирующего] выполняются для виз в состоянии “Ожидает визирования”, у которых не установлен признак [Неактуальна].

Уведомления по результату визирования

При установке положительной визы ответственному по заказу будет отправлено email-сообщение. При установке отрицательной визы ответственному будет возвращено право редактирования заказа и отправлено email-сообщение.

Необходимость отправки email-сообщения при визировании заказа указывается в системной настройке “Отправлять email уведомление о необходимости визы”.

Просмотр информации по визам

Информация по созданным и обработанным визам отображается на вкладке [Визы] страницы заказа. Детальную информацию по отдельной визе можно посмотреть на странице визы, которая открывается при помощи команды [Просмотр] меню детали [Визы]. Страница визы доступна только для просмотра.

Визирующий

Департамент либо сотрудник, назначенный визирующим по заказу. Поле заполняется при создании визы. Если указана группа пользователей, то право визирования данного заказа имеют все пользователи группы.

Состояние

Результат визирования, например, “Положительная”. При создании записи для нее устанавливается состояние “Ожидает визирования”.

Дата установки

Дата и время визирования.

Установил

Имя сотрудника, завизировавшего заказ.

Разрешено делегирование

Положительное значение свидетельствует о том, что разрешена переадресация визирования на другого сотрудника.

Делегирована от

Имя сотрудника, переадресовавшего визирование заказа. Поле заполняется при смене визирующего. Например, при создании визы в поле [Визирующий] указан руководитель отдела продаж. Если впоследствии визирование будет переадресовано на финансовый отдел, то поле [Делегирована от] будет заполнено именем руководителя отдела продаж.

Неактуальная

Признак указывает на то, что данная виза не является актуальной. Устанавливается в процессе визирования. Например, если при отправке на визирование найдена отрицательная виза этого же визирующего, то эта виза становится неактуальной.

Цель визы

Целевое назначение визы. Поле заполняется при создании визы.

Комментарий

Дополнительный комментарий по результату визирования, например, замечание по заказу. Поле заполняется при установке или отклонении визы.

Был ли данный материал полезен?

Как можно улучшить эту статью?