Импортировать пользователей из Excel
Вы можете быстро добавить пользователей в bpm’online, просто импортировав их из файла Excel. Подробно функциональность импорта данных описана в статье “Импорт данных из Excel”.
При импорте вам необходимо указать объект под названием “Объект администрирования”, который в базе данных соответствует таблице “SysAdminUnit”. В этом объекте содержится организационная структура компании: пользователи, организационные и функциональные роли.
Для импорта пользователей из Excel:
1.Подготовьте файл для импорта, заполнив все обязательные колонки. Подробнее читайте ниже — “Подготовить документ Excel для импорта пользователей”.
2.Загрузите файл и импортируйте пользователей в систему. Подробнее читайте ниже — “Запустить импорт”.
3.Настройте пользователей: назначьте роли, укажите пароли и доступные лицензии. Подробнее читайте ниже — “Настройки после импорта пользователей”.
Подготовить документ Excel для импорта пользователей
Создайте документ в формате *.xlsx. В файле обязательно должны быть колонки “Название” и “Тип”, в которых указаны логины и тип. Остальные колонки опциональны для заполнения.
| Название колонки | Значение колонки в файле Excel |
|---|---|
| Название | Логин пользователя, под которым он будет входить в систему. Колонка обязательна для заполнения. |
| Тип | Укажите “4” для того, чтобы импортировать записи как пользователей. Колонка определяет тип импортируемой административной единицы — роли или пользователи. Эти типы хранятся в объекте “Тип объекта администрирования” (SysAdminUnitType). Ниже вы найдете возможные значения этой таблицы. Колонка обязательна для заполнения. |
| Контакт | ФИО контакта пользователя. Если контакты уже есть в системе, то ФИО в колонке “Контакт” должны полностью соответствовать ФИО этих контактов в системе, иначе при импорте система создаст новый контакт. Колонка не обязательна для заполнения. Если колонка не заполнена, то система создаст новые контакты, используя логин пользователя (колонка “Имя”) как ФИО контакта. |
| Активен | Возможные варианты: •“0” — для деактивированных пользователей. •“1” — для активных пользователей. Колонка не обязательна для заполнения. По умолчанию все пользователи активны. |
| Культура | Код языка (например, “ru-RU” для русского языка приложения). Подробнее читайте в статье “Мультиязычие”. Колонка не обязательна для заполнения. По умолчанию используется русский язык. |
| Тип пользователя | Тип пользователя определяет базовый набор прав доступа, которые он получит (пользователь портала или сотрудник компании). •“0” — для сотрудников компании. •“1” — для пользователей портала. Колонка не обязательна для заполнения. По умолчанию все пользователи импортируются как сотрудники компании. |
Значения объекта “Тип объекта администрирования” (SysAdminUnitType) приведены в таблице ниже.
| Тип административной единицы | Значение в колонке Тип |
|---|---|
| Организация | 0 |
| Подразделение | 1 |
| Руководитель | 2 |
| Пользователь | 4 |
| Пользователь портала | 5 |
| Функциональная роль | 6 |
Подробнее читайте в статье “Рекомендации по подготовке файла импорта”.
Чтобы импортировать пользователей из Excel:
1.Нажмите 
—> [Импорт данных] (Рис. 1).
Рис. 1— Переход к функциональности [Импорт данных]
2.Добавьте ваш файл Excel для импорта: перетащите его на открывшуюся страницу “Загрузка данных” или нажмите [Выбрать файл] и укажите его на вашем компьютере.
3.Нажмите [Другое] и выберите “Объект администрирования” как объект, куда будут загружены данные (Рис. 2). Нажмите [Далее].
Рис. 2 — Выбор объекта для импорта
4.Проверьте соответствие колонок файла Excel с колонками (полями) выбранного объекта bpm’online (Рис. 3). Нажмите [Далее].
5.Укажите условия, по которым будет выполняться поиск дублей записей. Данные этих колонок должны быть уникальны для каждой импортируемой записи (Рис. 4).
Если при проверке в системе будет найдена запись, у которой значения в выбранных колонках совпадут со значениями в файле импорта, то эта запись будет обновлена. Если соответствия не найдется, то в систему будет добавлена новая запись.
Например, при выборе колонки “Название” если пользователь с таким именем есть в базе данных, то система обновит существующую запись. Если такого имени нет, то будет создана новая запись.
Рис. 4 — Правила поиска дублей при загрузке данных
6.Нажмите кнопку [Начать загрузку данных].
НА ЗАМЕТКУ
Настройка колонок и правил поиска дублей подробнее описана в статье “Как выполнить импорт клиентской базы”.
По завершении импорта вы получите сообщение в центре уведомлений.
В результате записи отобразятся в реестре пользователей системы. Обратите внимание, что у этих пользователей не настроены роли, лицензии и пароли. Эти данные нужно заполнить вручную.
Настройки после импорта пользователей
По завершении импорта нужно вручную выполнить следующие действия для каждого проимпортированного пользователя:
1.Установите пароль для входа пользователя в систему на вкладке [Основная информация].
НА ЗАМЕТКУ
Пользователи смогут изменить пароли при первом входе в систему. Подробнее читайте в статье “Как добавить нового пользователя”.
2.Выберите роль (например, “Все сотрудники”) на вкладке [Роли]. Подробно эта настройка описана в статье “Назначить пользователю роли”.
3.Раздайте лицензии на вкладке [Лицензии]. Подробно лицензирование описано в статье “Предоставить пользователю лицензии”.
Смотрите также
