Особенности лицензирования Marketing Creatio

PDF
Продукты
Marketing

Для работы с Marketing Creatio и CRM-линейкой Creatio помимо основных лицензий используются:

  • Лицензии на маркетинговые кампании (“marketing creatio”). Дают доступ к функциональности всех разделов продукта Marketing Creatio. Количество лицензий должно соответствовать количеству пользователей системы.
  • Серверные лицензии на активных контактов (“marketing creatio 1000 active contacts”). Используются для создания записей в разделах Email, Кампании и Мероприятия. Количество лицензий должно соответствовать или превышать размер базы активных контактов, по которым выполняется рассылка.

На заметку. В названии лицензий содержатся приставки, обозначающие способ развертывания приложения — onsite или cloud. Эти данные стоит учитывать, чтобы загруженная лицензия соответствовала конфигурации сборки.

Активные контакты — это контакты, с которыми в течение года была выполнена хотя бы одна из перечисленных ниже коммуникаций:

  • контакт входил в аудиторию рассылки и по результатам отправки был получен отклик;
  • контакт входил в аудиторию мероприятия;
  • контакт входил в аудиторию кампании;
  • контакт является участником программы лояльности и совершил минимум одну покупку в течение года (при использовании продуктов Marketplace по автоматизации программ лояльности).

Срок действия лицензий ограничен периодом лицензирования. Период лицензирования равен 365 дням и начинается с даты отсчета срока действия лицензии, а заканчивается датой, которая указана в менеджере лицензий как “Дата завершения”.

За период лицензирования контакт может стать активным только один раз. Если контакт был активным в предыдущем периоде лицензирования, но с ним не было маркетинговых коммуникаций в течение текущего периода, то контакт не считается активным в текущем периоде.

Для эффективной работы в системе необходимо контролировать, чтобы количество активных контактов (используемых лицензий) не превышало количество оплаченных лицензий.

Если используемых лицензий больше, чем оплаченных, то могут возникать ограничения и блокировки в работе системы:

  • при сохранении или отправке рассылок;
  • при редактировании шаблона рассылки в дизайнере контента;
  • при переходе кампании на шаг Email-рассылка;
  • также может быть ограничена доступность некоторых операций в разделах Мероприятия и Кампании.

Creatio отправляет уведомления пользователям в том случае, если число доступных лицензий на активные контакты становится меньше порогового процента от общего количества оплаченных лицензий (по умолчанию — 10%). Уведомления отправляются только системным пользователям, контакты которых — ответственные или создатели рассылок, кампаний, мероприятий за последние 30 дней. Таким пользователям рекомендуется регулярно проверять вкладку Центр уведомлений на коммуникационной панели.

На заметку. Вы можете изменить пороговый процент в системной настройке “Активные контакты - условие предупреждения, %” (код “ActiveContactsWarningThreshold”).

Если количество активных контактов превышает количество купленных лицензий, то необходимо приобрести дополнительные лицензии. Для этого обратитесь в службу технической поддержки Terrasoft.

Чтобы предупредить возможные ограничения и блокировки из-за недостаточного количества доступных лицензий, учитывайте следующие факторы:

  • При добавлении группы контактов в аудиторию рассылки обязательно проверяйте условия фильтрации, настроенные для этой группы. Настройки фильтров могли быть изменены, вследствие чего в группу могут попасть те пользователи, которые не являются целевой аудиторией рассылки или кампании. Подсчет количества активных контактов и доступных лицензий выполняется по расписанию (один раз в четыре часа), а также после завершения отправки рассылки. Поэтому в момент формирования аудитории рассылки информация о несоответствии количества лицензий количеству доступных контактов может быть недоступна.
  • Если на момент запуска рассылки или кампании количество активных контактов не превышает количество доступных лицензий, то система отправит столько email-сообщений, сколько адресатов вы добавите в аудиторию. Например, если у вас есть 10000 лицензий, 9999 активных контактов, а в аудиторию рассылки были добавлены 50000 адресатов, то письма будут отправлены всем контактам из аудитории рассылки. После отправки рассылки будет выполнен пересчет количества активных контактов и доступных лицензий, зафиксировано недостаточное количество лицензий и в результате может произойти ограничение работы функциональности Creatio.

  • При отправке email-рассылок учитываются следующие настройки, которые позволяют управлять отправкой писем и ограничивают отправку для неактивных контактов:
    • Запрет на использование электронного адреса контакта (признак Не использовать Email на детали Средства связи контакта).
    • Возможность подписки на определенные типы рассылок или отписки от них.

Определить количество используемых лицензий на активных контактов 

Количество используемых лицензий (активных контактов) можно узнать в разделе Итоги на вкладке Лицензии. Эти показатели могут незначительно отличаться от фактических показателей на текущий момент, т. к. рассчитываются не в режиме реального времени, а раз в день.

Превышение количества активных контактов и недостаточное количество доступных лицензий могут быть зафиксированы только в ходе планового пересчета или после отправки рассылки. Поэтому при подготовке email-коммуникаций с клиентами очень важно контролировать наличие достаточного количества лицензий на активных контактов.

Чтобы просмотреть список активных контактов, настройте фильтр в разделе Контакты, как на Рис. 1.

Важно. Обратите внимание, что этот фильтр не учитывает участников программы лояльности.

Рис. 1 — Фильтр для определения количества активных контактов
chapter_licensing_active_contacts_filter.png

В этом фильтре “Дата создания” — это дата, с которой начинается отсчет срока действия лицензий. Для расчета нужной даты выполните следующие действия:

Рис. 2 — Просмотр срока действия лицензии
scr_chapter_licensing_term_of_validity.png
  1. Перейдите в дизайнер системы по кнопке btn_system_designer.png.
  2. В блоке “Пользователи и администрирование” перейдите по ссылке “Менеджер лицензий”.
  3. На открывшейся странице с помощью формы поиска найдите нужную лицензию и посмотрите дату ее завершения (Рис. 2).
  4. Отнимите от этой даты 365 дней. Для правильного расчета даты рекомендуется использовать онлайн-калькулятор.

В результате вы получите дату отсчета, которую необходимо ввести в колонку Дата создания при построении фильтра для отбора активных контактов. Например, если лицензия действует до 31.05.2022, как на Рис. 2, то дата отсчета для построения фильтра — 31.05.2021.