Регламенты — это набор согласованных правил взаимодействия. Следование регламентам проекта позволяет обеспечить качество и своевременность взаимодействия между участниками команды, гарантировать выполнение всех работ в планируемые сроки. Сторонам проекта важно заранее согласовать регламенты ведения проекта. Согласно методологии Project Life Cycle мы рекомендуем придерживаться следующих регламентов (Рис. 4).
Регламентация коммуникаций
При ведении коммуникаций придерживайтесь следующих правил:
•Еженедельно выполняйте статус-коллы и предоставляйте отчеты — регулярно информируйте заказчика о статусе задач по проекту, возникших проблемах и их решении. Это дает заказчику понимание текущего статуса проекта и позволяет получать своевременную обратную связь.
•Предоставляйте управляющему комитету отчеты каждые 2–4 недели — значимую информацию по проекту, например, о прохождении этапов проекта, возникших проблемах и спорах, значительных изменениях в задачах.
•Используйте единое хранилище документации — ведите проекты на едином ресурсе, например, пользовательском портале или в общедоступном для участников проекта облачном хранилище документов. Это позволит участникам команды получать наиболее полную и актуальную информацию о ходе работ над проектом, а также позволит заказчику создавать по проекту заявки (инциденты), обработка которых будет прозрачна для всех сторон.
•Согласуйте приравнивание электронной переписки к официальной документации — это упростит документооборот и повысит оперативность решения рабочих вопросов.
Регламентация управляемого хода проекта
Управляйте ходом проекта, используя такие правила:
•Придерживайтесь принципа двух итераций — согласовывайте все результаты с заказчиком не более чем в две итерации. Итерация в данном контексте — цикл, включающий в себя изучение заказчиком предоставленных материалов или функциональности, предоставление заказчиком комментариев по результатам изучения и согласование предложенных изменений (Рис. 5). Важно донести до заказчика, что это правило важно для качественного согласования изменений, сохранения управляемости проекта и своевременного его выполнения.
•Возможность изменения набора задач в пределах объема проекта. Предусматривайте возможное возникновение и изменение задач по мере работы с проектом, а также соответствующее изменение состава работ, времени и ресурсов, отведенного на реализацию проекта.
Регламентация сроков
Согласуйте с заказчиком правило, согласно которому обе команды обязуются предоставлять ответ на информационный запрос или вопрос по проекту в течение 2-х рабочих дней. Это правило очень важно на всех этапах проекта, поскольку позволяет исполнителю вовремя получать информацию, необходимую для проработки задач разработчиков и корректировки приоритетов, а заказчику — быть всегда в курсе текущего статуса проекта. Если ответ не может быть дан в этот срок, то соответствующая команда должна уведомить другую сторону об отсрочке. Важно помнить, что такие отсрочки влекут за собой риск изменения сроков проекта.
Смотрите также
Смотрите далее
