Подготовка проекта начинается с проведения внутренней презентации проекта исполнителя и стартовой встречи с заказчиком для запуска проекта. В фазе Elaboration также решаются организационные вопросы, исследуются потенциальные риски, определяются этапы и сроки выполнения работ.
В группу, работающую на этом этапе, включены заказчик, руководитель проекта и менеджер по работе с клиентами (Рис. 14). Если речь идет о самостоятельном внедрении, то функции координирования взаимодействия с заказчиком выполняет CRM-координатор заказчика (Рис. 15).
Рис. 14 — Структура и ответственность команды на этапе разработки и утверждения устава (внешнее внедрение)
Рис. 15 — Структура и ответственность команды на этапе разработки и утверждения устава (самостоятельное внедрение)
Процессы исследования, планирования и решения организационных вопросов выполняются параллельно вплоть до подготовки и утверждения устава проекта (Рис. 16).
Рис. 16 — Общая схема процессов планирования и подготовки устава
Презентация проекта команде
На первом шаге проведите команде внутреннюю презентацию проекта, на которой рассмотрите следующие вопросы:
•цели проекта, ожидания заказчика от проекта, ваши ожидания от проекта;
•характеристики внедряемого продукта;
•бизнес-задачи, которые планируется решить;
•bottlenecks (“узкие места”, ограничения) в работе заказчика;
•данные о договоренностях, достигнутых с заказчиком;
•контактные и ключевые лица заказчика, принимающие решения, особенности работы с ними;
•бизнес-кейсы и другие материалы, полученные от заказчика;
•технологические особенности (размещение on-site или в облаке, СУБД и т.д.).
Стартовая встреча с заказчиком
По результатам внутренней презентации проведите стартовую встречу с заказчиком (“kick-off meeting”). На стартовой встрече необходимо познакомить команды исполнителя и заказчика, а также презентовать заказчику основную функциональность продукта. Кроме того, обсудите вопросы, которые требуют уточнения, согласования или уведомления заказчика. Презентуйте заказчику структуру команды, чтобы он успел определить и назначить сотрудников для всех необходимых ролей. Для заказчика также разворачивается демоверсия продукта.
Подготовка к первой рабочей сессии
По результатам внутренней презентации и стартовой встречи выполните анализ необходимых работ, сформируйте рабочую группу проекта. Направьте заказчику запрос о предоставлении всей документации по процессам, подлежащим автоматизации. Это могут быть регламенты, описание систем, с которыми предполагается интеграция, а также бизнес-кейсы, если проектом предусмотрено их составление командой заказчика. Далее составьте первую версию календарного плана и устава проекта, при необходимости внесите корректировки в презентацию проектной методологии. Адаптируйте план обучения и рабочей сессии с учетом бизнес-кейсов и целей проекта внедрения.
Актуализация и детализация списка работ, анализ предыдущего опыта, проработка темных пятен
На этом этапе выполните:
1.Анализ опыта предыдущих проектов. Анализ схожих проектов позволяет ощутимо сократить объем работ по проекту благодаря использованию проверенных решений. Используйте базу знаний, проведите краткие интервью с людьми, участвовавшими в таких проектах.
2.Детализацию списка работ, содержащихся в верхнеуровневом плане работ, разработанном на предыдущей стадии (Initiation).
3.Проработку “темных пятен” — мест, которые могут содержать скрытый объем работ. Непредвиденные задачи могут увеличить объем работ по проекту. В результате составьте список таких “темных пятен”.
В итоге сформируйте актуализированный и детализированный список работ по проекту.
Проведение первой рабочей сессии
После актуализации списка работ команда проекта приступает к первой рабочей сессии. В течение сессии:
1.Проведите установочную встречу с заказчиком, на которой выполните презентацию проектной методологии. В рамках презентации проинформируйте заказчика о стадиях проекта, результатах на каждой стадии, познакомьте с командой проекта и роли каждого члена команды. Презентация очень важна для заказчика, поскольку дает ему понимание внутренних процессов и обеспечивает прозрачность работы.
2.Проведите обучение проектной команды заказчика. Обучение проектной команды заказчика включает в себя введение в BPMN, обучение базовой функциональности системы, а также детальный показ структуры документа.
3.Проведите рабочие встречи с ключевыми пользователями, выполните сбор требований по работе с системой, детально проработайте бизнес-кейсы и IT-архитектуру, обсудите открытые вопросы.
На заметку
При работе с экспертами со стороны заказчика важно понимать, какая доля рабочего времени того или иного специалиста выделена для работы по проекту. Если эксперт не может выделить необходимое для работы время, эскалируйте этот вопрос на следующий уровень команды проекта со стороны заказчика.
В зависимости от результатов сессии может понадобиться повторная актуализация и детализация списка работ и проработка темных пятен.
Составление и согласование календарного плана проекта
По результатам первой рабочей сессии руководитель проектов готовит первую версию плана поставок и проводит встречу команды для детальной проработки поставок проекта. Также разработайте первичную версию календарного плана проекта, которая будет доступна пользователям. В отличие от детального списка работ, план предусматривает конкретную последовательность работ, сроки их выполнения и трудоемкость, а также указание ответственных по каждой работе.
Проведите презентацию плана для заказчика, по результатам которой полученные от заказчика правки согласуйте и внесите в календарный план. После согласования финальная версия календарного плана также передается рабочей группе заказчика и прикрепляется к проекту на общедоступном для участников ресурсе.
Составление и согласование устава проекта
В соответствии с требованиями проекта в шаблон устава внесите правки:
•укажите состав команды проекта;
•опишите функциональность, которая будет реализована;
•укажите состав команды со стороны заказчика;
•проработайте риски и возможные ограничения;
•разместите документы на доступном участникам проекта ресурсе.
Затем проведите презентацию для заказчика, по результатам которой полученные от заказчика правки согласуйте и внесите в устав.
На заметку
При согласовании устава проекта действует правило двух итераций.
Смотрите далее
