Перед началом работы с bpm’online вы можете импортировать необходимые вам данные в систему из файлов Excel. Например, выполнить импорт списка контрагентов, контактов, записей других разделов, а также справочников.
Чтобы импортировать данные в систему, необходимо:
1. Открыть окно настройки импорта.
2. Скачать шаблон и заполнить файл в соответствии с правилами.
3. Импортировать заполненный файл.
Открытие окна настройки
1. Откройте дизайнер системы, нажав на кнопку 
в правом верхнем углу приложения.
2. В группе [Импорт и интеграции] щелкните по ссылке [Импорт из Excel].
Подготовка файла для импорта
1. В окне настройки импорта выберите из справочника объект, шаблон которого вам необходимо скачать. Например, укажите “”, чтобы скачать шаблон для импорта .
2. Нажмите на кнопку [Скачать шаблон] (Рис. 193).
Рис. 193 — Загрузка шаблона для импорта
3. Откройте загруженный файл (Рис. 194) и внесите необходимые для импорта данные:
Рис. 194 — Пример шаблона для импорта
a. Заполните обязательные колонки в Excel-файле. Например, [Название] для контрагентов, [ФИО] для контактов.
b. Проверьте корректность заполнения колонок, чтобы они соответствовали типам данных. В текстовых колонках должен содержаться текст, в числовых — числа.
Импорт данных
В окне настройки импорта (Рис. 195) укажите необходимые параметры:
Рис. 195 — Настройки параметров импорта
1. Выберите файл для импорта.
2. Укажите, по каким колонкам проверять совпадения импортируемых записей с уже зарегистрированными в системе. Например, при импорте контактов, можно указать колонки “ФИО”, “Город”, “Мобильный телефон”.
На заметку
При незаполненном поле [Проверять уникальность по] проверка совпадений будет осуществляться по основному отображаемому полю.
3. Установите признак [Не проверять обязательность полей до начала импорта] для быстрого запуска импорта данных. При установленном признаке система проанализирует файл шаблона на предмет незаполненности обязательных полей и отобразит соответствующее предупреждение.
4. Установите признак [Записывать в журнал только ошибки], если об успешном импорте записи информировать не стоит.
5. Выберите режим импорта:
a. [Обновлять все] — для обновления всех измененных полей в совпадающих записях.
b. [Обновлять только заполненными значениями] — для обновления только тех полей, которые заполнены в Excel-файле в совпадающих записях.
6. Нажмите на кнопку [OK].
7. В случае, если в импортируемом файле в колонках, соответствующих полям типа “Справочник”, используются значения, которых нет в системе, откроется дополнительное окно обработки новых значений справочников.
a. Если используемого значения не хватает в системе, добавьте его в справочник (Рис. 196).
Рис. 196 — Добавление нового значения в справочник
b. Если используемое значение имеет аналог в системе, свяжите его с существующим, выбрав необходимое значение из справочника (Рис. 197).
Рис. 197 — Выбор существующего значения из справочника
8. После разрешения всех конфликтных значений нажмите на кнопку [OK] окна.
Система сообщит об успешности проведенной операции. При необходимости вы можете нажать на кнопку [Открыть журнал импорта], чтобы просмотреть подробный результат импорта.
