Синхронизация контактов bpm’online с контактами MS Exchange
Настройки синхронизации контактов bpm’online с контактами MS Exchange выполняются на странице настройки синхронизации с почтовым ящиком. Чтобы перейти к настройке:
1. Откройте страницу профиля пользователя, для этого на главной странице приложения выберите команду [Профиль].
2. Нажмите на кнопку [Учетные записи почты].
3. На открывшейся странице нажмите на кнопку [Добавить].
4. В поле [Тип почтового ящика] выберите почтовый провайдер MS Exchange.
В результате на странице синхронизации с почтовым ящиком отобразится группа полей Контакты, используемый для настройки синхронизации контактов bpm’online с контактами MS Exchange.
Настройка импорта контактов при синхронизации
Чтобы настроить импорт контактов из MS Exchange:
1. В группе полей Контакты страницы настройки синхронизации с почтовым ящиком установите признак [Импортировать контакты].
2. Выберите опцию [Все контакты], чтобы импортировать все записи из папок с типом “Контакты” почтового ящика.
3. Выберите опцию [Импортировать контакты из папок], чтобы импортировать контакты из выбранных папок MS Exchange. Нажмите на кнопку [Выбрать папки] и установите признаки напротив необходимых папок.
4. В поле [Привязывать контакт к контрагенту] выберите правило привязки импортированных контактов к контрагентам:
a. “Всегда” — чтобы привязывать к контрагентам системы все импортируемые контакты MS Exchange, у которых указана компания. Если название компании импортируемого контакта будет совпадать с названием контрагента, существующего в системе, контакт будет привязан к этому контрагенту. Если соответствующий контрагент не будет найден, система автоматически создаст нового контрагента.
b. “Только если найдена компания” — чтобы привязывать только те контакты, компании которых совпадают с контрагентами, которые уже существуют в системе.
c. “Никогда” — чтобы не привязывать импортируемые контакты к контрагентам.
5. Нажмите на кнопку [Сохранить] страницы настройки синхронизации с почтовым ящиком.
На заметку
Если в системе было найдено более одного контрагента с одинаковым названием, контакт будет импортирован без привязки к контрагенту. Если сотрудник, выполняющий импорт, имеет доступ только к одному из этих контрагентов, контакт будет импортирован с привязкой к этому контрагенту.
Настройка экспорта контактов при синхронизации
Чтобы настроить экспорт контактов bpm’online в MS Exchange:
1. В группе полей Контакты страницы настройки синхронизации с почтовым ящиком установите признак [Экспортировать контакты].
2. Выберите опцию [Все контакты], чтобы экспортировать все контакты, к которым у вас есть доступ.
3. Выберите опцию [Экспортировать выбранные контакты], чтобы экспортировать только контакты определенных типов либо контакты из указанных групп.
a. Установите признак [Сотрудники] и/или [Клиенты], чтобы при синхронизации экспортировать все контакты соответствующих типов (будут экспортированы только те контакты, к которым у вас есть доступ).
b. Установите признак [Мои контакты], чтобы экспортировать контакты, по которым вы назначены ответственным.
c. Установите признак [Из групп], чтобы экспортировать контакты, входящие в определенные динамические группы, настроенные в системе, например, “Сотрудники”. Нажмите на кнопку [Выбрать группы] и в появившемся окне укажите необходимые группы.
4. Нажмите на кнопку [Сохранить] страницы настройки синхронизации с почтовым ящиком.
На заметку
Создание динамических групп рассмотрено в главе “Динамические группы”.
Выполнение синхронизации контактов с MS Exchange
Синхронизация ваших контактов между сервером Exchange и bpm’online может выполняться автоматически с заданной периодичностью. Чтобы включить автоматическую синхронизацию, на странице настройки синхронизации с почтовым ящиком установите признак [Синхронизировать контакты и активности каждые ...] и укажите периодичность, с которой должна выполняться синхронизация, в минутах.
Чтобы выполнить синхронизацию немедленно, перейдите в раздел Контакты и выберите действие [Синхронизировать с контактами Exchange].
