Синхронизация расписания bpm’online с календарем MS Exchange
Настройки синхронизации активностей bpm’online с задачами и встречами MS Exchange выполняются на странице настройки синхронизации с почтовым ящиком. Чтобы перейти к настройке:
1. Откройте страницу профиля пользователя, для этого на главной странице приложения выберите команду [Профиль].
2. Нажмите на кнопку [Учетные записи почты].
3. На открывшейся странице нажмите на кнопку [Добавить].
4. В поле [Тип почтового ящика] выберите почтовый провайдер MS Exchange.
В результате на странице синхронизации с почтовым ящиком отобразится группа полей Активности, используемый для настройки синхронизации активностей bpm’online с активностями MS Exchange.
Настройка импорта активностей при синхронизации
Чтобы настроить импорт активностей MS Exchange в bpm’online:
1. В поле [Импортировать активности начиная с ...] группы полей Активности укажите дату, начиная с которой необходимо импортировать данные.
2. Установите признак [Импортировать встречи].
3. Выберите опцию [Все встречи], чтобы импортировать все записи из календарей MS Exchange.
4. Выберите опцию [Импортировать встречи из календарей], чтобы импортировать записи из выбранных календарей MS Exchange. Нажмите на кнопку [Выбрать календари] и установите признаки напротив необходимых календарей.
5. Аналогично настройте параметры импорта задач MS Exchange: установите признак [Импортировать задачи] и, при необходимости, выберите папки, задачи которых должны быть импортированы.
6. Нажмите на кнопку [Сохранить] страницы настройки синхронизации с почтовым ящиком.
В результате импорта активностей MS Exchange с типом “Встреча” или “Собрание” в bpm’online будут добавлены задачи с категорией “Встреча”. При этом на деталь Участники данной задачи будут добавлены участники собрания. Если участник собрания не будет найден в bpm’online, система автоматически зарегистрирует его и добавит на деталь Участники.
При импорте активностей MS Exchange, которые имеют тип “Задача”, в bpm’online будут добавлены задачи с категорией “Выполнить”. При этом импортируются только задачи, ответственный которых является текущим пользователем bpm’online.
Настройка экспорта активностей при синхронизации
Чтобы настроить экспорт активностей из bpm’online в MS Exchange:
1. В группе полей Активности установите признак [Экспортировать активности].
2. Выберите опцию [Все активности], чтобы экспортировать все активности, к которым у вас есть доступ.
3. Выберите опцию [Экспортировать выбранные активности], чтобы экспортировать только активности определенных типов либо активности из указанных групп.
a. Установите признак [Встречи], чтобы при синхронизации экспортировать все задачи с категорией “Встреча”, к которым у вас есть доступ.
b. Установите признак [Задачи], чтобы при синхронизации экспортировать все задачи с категорией “Выполнить”, к которым у вас есть доступ.
c. Установите признак [Из расписания], чтобы экспортировать задачи с категорией “Встреча” или “Выполнить”, для которых установлен признак [Отображать в расписании].
d. Установите признак [Из групп], чтобы экспортировать задачи, входящие в определенные динамические группы, настроенные в системе, например, “Незавершенные задачи”. Нажмите на кнопку [Выбрать группы] и в появившемся окне укажите необходимые группы.
4. Нажмите на кнопку [Сохранить] страницы настройки синхронизации с почтовым ящиком.
В результате при экспорте задач с категорией “Встреча” в MS Exchange будут созданы активности с типом “Встреча”. Если экспортируется встреча, у которой на детали [Участники] кроме автора активности добавлен хотя бы один контакт, в MS Exchange будет создана активность “Собрание” с указанием ее участников.
При экспорте задач с категорией “Выполнить” в MS Exchange будут созданы активности с типом “Задача”.
Выполнение синхронизации активностей с MS Exchange
Синхронизация ваших активностей между сервером Exchange и bpm’online может выполняться автоматически с заданной периодичностью. Чтобы включить автоматическую синхронизацию, на странице настройки синхронизации с почтовым ящиком установите признак [Синхронизировать контакты и активности каждые] и укажите периодичность, с которой должна выполняться синхронизация, в минутах.
Чтобы выполнить синхронизацию немедленно, перейдите в раздел [Активности] и выберите действие [Синхронизировать с задачами и встречами Exchange].
