Настроить синхронизацию
Чтобы вы могли синхронизировать контакты и календари Google с Creatio, необходимо выполнить предварительную настройку:
- Настроить доступ для вашей учетной записи Creatio к календарям и контактам Google. Подробнее > > >
- Настроить автоматическую синхронизацию Creatio c Google. Подробнее > > >
Шаг 1. Настроить доступ к учетной записи пользователя Google
-
Перейдите в ваш профиль, например, нажав на изображение в правом верхнем углу приложения, и выбрав пункт Ваш профиль (Рис. 1).
Рис. 1 — Переход к профилю пользователя -
На странице профиля нажмите кнопку Учетные записи во внешних ресурсах (Рис. 2)
Рис. 2 — Учетные записи во внешних ресурсах -
На открывшейся странице нажмите Добавить → Google.
-
Выберите в появившемся списке учетную запись Google с корпоративной почтой.
-
Разрешите приложению Creatio доступ к календарям и контактам вашего аккаунта Google
Шаг 2. Указать параметры синхронизации в контактах
Рассмотрим пример настройки синхронизации в разделе Контакты:
-
Перейдите в раздел Контакты.
-
Создайте личный тег, по которому будет проводиться синхронизация, например, “Cинхронизация с Google”.
-
В меню кнопки Действия выберите команду Синхронизировать контакты — > Настроить.... Откроется страница настроек, в которой:
-
Для автоматической синхронизации активностей установите признак Синхронизировать активности автоматически и выберите период синхронизации. Для запуска синхронизации с определенной даты в поле Синхронизировать начиная с выберите необходимую дату.
-
Для автоматической синхронизации контактов установите признак Синхронизировать контакты автоматически и выберите период синхронизации.
-
Для синхронизации контактов с определенным тегом в поле Из Creatio в Google передавать все контакты с тегом выберите нужный тег.
-
-
Нажмите кнопку Сохранить.
В результате в системе будет сохранена ваша учетная запись в Google и тег контактов для синхронизации, а в указанном временном интервале будет запускаться автоматическая синхронизация контактов.
Синхронизировать контакты Creatio с контактами Google
Используйте возможность синхронизации для добавления в Creatio контактов из Google. Синхронизация контактов из Creatio в Google выполняется только для записей, отмеченных личным тегом, указанным в настройках синхронизации.
Для первичного запуска синхронизации:
-
Перейдите в раздел Контакты.
-
В меню кнопки Действия выберите команду Синхронизировать контакты —> Запустить синхронизацию.
Запустится процесс синхронизации, в результате которого у вас в Gmail будет добавлена новая группа контактов “Creatio”.
-
Переместите необходимые вам контакты Gmail в группу контактов “Creatio”.
-
Повторно запустите синхронизацию контактов, выбрав действие Синхронизировать контакты —> Запустить синхронизацию.
В результате контакты Gmail, которые находились в группе “Creatio”, будут добавлены в Creatio с личным тегом, который был указан при настройке синхронизации с Google.
В дальнейшем синхронизация контактов Google и Creatio выполняется в обе стороны. Синхронизация выполняется только с теми записями, которые были изменены или добавлены с момента выполнения предыдущей синхронизации.
Если запись была параллельно изменена в Gmail и Creatio, то при следующем запуске синхронизации останутся те изменения, которые были выполнены позднее.
При удалении записи в Gmail или Creatio при следующей синхронизации эти записи не будут удалены из Creatio или Gmail. В первом случае из таких записей будут удалены теги. Во втором случае записи будут исключены из группы “Creatio”.
Синхронизировать активности Creatio с календарем Google
Если наряду с расписанием Creatio вы используете календарь Google для планирования задач, то рекомендуем синхронизировать эти данные.
Обязательным условием для синхронизации расписания Creatio с календарем Google является предварительная регистрация приложения Creatio в Google Workspace. Подробнее: Зарегистрировать приложение Creatio в Google Workspace.
Для запуска синхронизации из раздела Активности нажмите кнопку Действия и выберите команду Синхронизировать активности —> Запустить синхронизацию.
При выполнении действия запускается синхронизация активностей Creatio с календарем учетной записи Google, указанной в настройках синхронизации. Из Creatio синхронизируются все активности с отметкой Отображать в расписании. Синхронизация происходит по полю Организатор. При этом, если у организатора встречи не настроена синхронизация, поле Организатор заполняется тем участником активности, который провел синхронизацию. Если коллективная задача создана в Google, то при синхронизации с Creatio у автора будет добавлена коллективная задача со списком участников на детали Участники. В список участников добавляются контакты, у которых в блоке Средства связи указан e-mail адрес, совпадающий с указанным e-mail адресом коллективного мероприятия в Google. При этом у участников эта коллективная задача отобразится только после выполнения ими синхронизации с Google.
Если организатор коллективной задачи, созданной в Creatio посредством синхронизации с Google, внес в нее изменения, то все изменения отобразятся в Google.