Работа с визами

PDF
Продукты
Все продукты

Используйте функциональность визирования, если необходимо согласовать и утвердить любую запись в системе, например, согласовать у руководителя приказ, служебную записку и т. д. Виза может быть установлена (утверждена или отклонена):

  • Определенным сотрудником, например, руководителем отдела.

  • Одним из сотрудников, входящих в выбранную роль, например, “Администрация”, “Финансовый отдел” и др.

На заметку. Если необходимо, чтобы один и тот же документ был завизирован двумя разными сотрудниками, например, ответственным за документ и его руководителем, то необходимо создать в системе две визы.

По умолчанию функциональность визирования доступна в разделах Договоры, Счета и Заказы. Настроить визирование вы можете в любом разделе Creatio.

Если кто-либо передал запись вам на утверждение, то вы можете утвердить, отклонить или переслать ее другому сотруднику. Это можно сделать следующими способами:

Настроить визирование 

Для настройки визирования в любом разделе системы необходимо:

  1. Включить функциональность визирования в мастере раздела.

  2. Настроить процесс визирования в дизайнере процессов или дизайнере кейсов.

1. Включить визирование в разделе 

  1. Из реестра нужного раздела перейдите в мастер раздела по команде Открыть мастер раздела меню кнопки Вид.

  2. На вкладке Раздел установите признак Доступно визирование в разделе.

  3. Сохраните изменения. Процесс сохранения может занять некоторое время.

После подключения визирования:

  • На страницах записей раздела появится вкладка Визы (Рис. 1). Для отображения вкладки может потребоваться обновить страницу записи.

  • У визирующих появится новая вкладка в центре уведомлений, на которой они смогут просматривать и обрабатывать визы. На вкладке также можно скрыть визы, назначенные на подчиненных, если установить признак в поле Показать только мои визы (Рис. 2).

На заметку. Включение визирования в мастере разделов не инициирует автоматическое создание бизнес-процесса или кейса для визирования. Процесс нужно настроить отдельно.

Важно. После включения визирования в разделе снять признак Доступно визирование в разделе невозможно. Если вы не используете эту функциональность, то для отключения необходимо удалить вкладку Визы со страницы раздела.

Рис. 1 — Вкладка Визы на странице записи раздела Документы
Рис. 2 — Вкладка с уведомлениями о необходимости визирования

2. Настроить процесс визирования 

Процесс визирования можно настроить:

  • В дизайнере процессов. Используйте этот вариант, если процесс визирования сложный и многоэтапный. Виза может создаваться в соответствии с настройками элемента Визирование в бизнес-процессе.

  • В дизайнере кейсов. Используйте этот вариант, если процесс простой, не содержит сложных условий и переходов, а также, если его сложно структурировать. Виза будет создаваться автоматически при переходе на соответствующий шаг кейса.

Визировать запись 

Вы можете визировать запись в центре уведомлений коммуникационной панели, на панели действий страницы записи или на вкладке Визы страницы записи раздела.

Чтобы визировать запись на вкладке Визы:

  1. Откройте страницу записи нужного раздела, например, Счета.

    На заметку. По умолчанию функциональность визирования доступна в разделах Договоры, Счета и Заказы. Добавить вкладку в любой другой раздел вы можете в мастере разделов.

  2. Перейдите на вкладку Визы.
  3. На детали Визы выделите нужную запись и в меню действий детали, открывающемуся по кнопке , выберите Утвердить.

Действия с визами 

Работа с визами ведется с помощью дополнительных команд в меню действий детали Визы .

Показать все визы/Показать актуальные визы — отобразить все добавленные визы по записи или только визы, для которых не установлен признак Отменена. По умолчанию отображаются только актуальные визы.

Утвердить — визирование с положительным результатом. При подтверждении действия состояние визы меняется на “Положительная”.

На заметку. По умолчанию утверждение визы выполняется без необходимости указывать комментарий. Необходимость заполнения поля Комментарий задается в системной настройке “Утверждать визу без указания комментария” (код “AcceptApprovalWithoutComment”).

Отклонить — визирование с отрицательным результатом. При выборе действия открывается дополнительное окно для добавления комментариев к визированию. При подтверждении действия состояние визы меняется на “Отрицательная”.

Сменить визирующего — делегирование визы другому сотруднику. Действие доступно для пользователей, которые имеют право на визирование, если у визы установлен признак Разрешено делегирование и не заполнено поле Делегирована от. При выборе действия открывается перечень пользователей и групп пользователей, составляющих организационную структуру вашей компании. Выбранный пользователь будет указан в поле Визирующий, а текущий пользователь будет указан в поле Делегирована от.

Удалить — удаление выбранной визы. Право на удаление имеет администратор. Удаление визы возможно только в тех случаях, когда она уже утверждена/отклонена или отменена.

Команды Утвердить, Отклонить и Сменить визирующего выполняются для виз в состоянии “Ожидает визирования”, у которых не установлен признак Неактуальна.

Получение email-уведомлений о необходимости визирования и о его ходе настраивается в свойствах элемента Визирование в бизнес-процессе или кейсе.