Элемент процесса [Обработать файл]

Используйте элемент процесса [ Обработать файл ] для автоматизации действий с файлами в бизнес-процессах (Рис. 1).

Рис. 1 — Элемент процесса [ Обработать файл ]

Элемент [ Обработать файл ] позволяет следующее:

• Читать и копировать файлы на деталях [ Файлы и ссылки ] записей Creatio.
• Получать файлы из параметров процесса.
• Генерировать отчеты Word и Fast Report.

С прочитанными или сгенерированными файлами вы можете выполнять следующие действия:

• Использовать файлы в ходе выполнения процесса, например, отправлять их виде вложений в email-сообщениях.
• Сохранять файлы на деталях [ Файлы и ссылки ] других записей (Рис. 2).

Рис. 2 — Настройка элемента [ Обработать файл ]

Настроить обработку файлов в ходе процесса 

Пример настройки для файлов объекта 

Для этого необходимо настроить элемент [ Обработать файл ] следующим образом (Рис. 3).

1. [ Из какого источника получить файл? ] — выберите “Файлы и ссылки объекта”, чтобы элемент мог читать файлы на детали [ Файлы и ссылки ].
2. [ Из какого объекта получить файл? ] — выберите объект Creatio, содержащий файлы, которые необходимо получить, в нашем примере — “Файл и ссылка контакта”.
3. [ Как отфильтровать записи? ] — установите необходимые фильтры и укажите количество записей для чтения. В нашем примере необходимо выбрать вложения Евгения Мирного и добавить условие чтения первых 10 записей. Таким образом, элемент будет использовать первые 10 записей, которые соответствуют установленному порядку сортировки. Подробнее о настройке фильтров читайте в статье Фильтры.
4. [ Как отсортировать записи? ] — укажите порядок сортировки. Использование сортировки записей может быть полезным, например, когда у объекта Creatio на детали [ Файлы и ссылки ] хранится множество файлов, а вам необходимо использовать в процессе только последние из них. В нашем примере необходимо отсортировать записи по дате создания в порядке убывания.
5. [ Какие действия выполнить с файлом? ] — в поле можно выбрать один из следующих вариантов:
   1. “Использовать в процессе”, если вам необходимо использовать записи файлов в текущем процессе, не сохраняя их в каком-либо объекте Creatio, или передать данные файлы в другой бизнес-процесс в качестве параметра.
   2. “Сохранить в “Файлы и ссылки” объекта”, если вам необходимо сохранить файлы на детали [ Файлы и ссылки ] определенного объекта. Вы также можете использовать коллекцию файлов в текущем процессе или передать эти файлы в другой бизнес-процесс в качестве параметра.

      В нашем примере необходимо выбрать вариант “Сохранить в “Файлы и ссылки” объекта”.

      На заметку. При выборе значения “Сохранить в “Файлы и ссылки” объекта” для элемента [ Обработать файл ] Creatio сохраняет идентификаторы (Id) копируемых файловых записей. При необходимости вы можете настроить в процессе маппинг других элементов с Id этих записей.

6. Поле [ В какой объект сохранить файл? ] отображается, если на предыдущем шаге вы выбрали вариант “Сохранить в “Файлы и ссылки” объекта”. Укажите деталь [ Файлы и ссылки ] объекта Creatio, на которой будут храниться скопированные файлы. Поскольку в нашем примере необходимо скопировать файлы одного контакта Creatio на деталь другого контакта, выберите значение “Файл и ссылка контакта”.

   В зависимости от указанного объекта появляется новое поле для заполнения. В этом поле нужно указать запись, в которой будут храниться сохраненные файлы. В нашем примере в данном поле указывается связь детали [ Файлы и ссылки ] с объектом “Контакт”. При заполнении поля вы можете использовать параметры либо значения. Например, выберите “Значение справочника” и укажите нужный контакт из списка “Файлы и примечания” —> нажмите [ Выбрать ].

Рис. 3— Пример настройки элемента [ Обработать файл ] для обработки файлов и ссылок

В результате выполнения элемента в ходе процесса первые 10 файлов детали [ Файлы и ссылки ] одного контакта (например, Евгения Мирного), выбранные согласно настроенному порядку сортировки, будут скопированы и сохранены на детали [ Файлы и ссылки ] другого контакта, (например, Сергея Авдорова).

Пример настройки для файлов из параметров процесса 

Для этого необходимо настроить элемент [ Обработать файл ] следующим образом (Рис. 4).

1. [ Из какого источника получить файл? ] — выберите “Параметр процесса”, чтобы элемент мог читать параметры процесса с типом данных “Файл”.
2. [ Файлы ] — укажите параметр процесса, из которого необходимо получить файл. Вы можете указать как один файл, так и коллекцию файлов. Нажмите кнопку рядом с полем и выберите:
   • “Параметр процесса”, чтобы выбрать параметр, значение которого необходимо передать.
   • “Формула”, чтобы настроить условия генерации файла на основании параметров процесса.

3. [ В какой объект сохранить файл? ] — укажите деталь [ Файлы и ссылки ] объекта Creatio, на которой будут храниться скопированные файлы. Поскольку в нашем примере необходимо скопировать файл на деталь текущего контакта, выберите значение “Файл и ссылка контакта”.

   В зависимости от указанного объекта появляется новое поле для заполнения. В этом поле нужно указать запись, в которой будут храниться сохраненные файлы. В нашем примере в данном поле указывается связь детали [ Файлы и ссылки ] с объектом “Контакт”. При заполнении поля вы можете использовать параметры либо значения. Например, выберите “Контакт текущего пользователя”.

Рис. 4 — Пример настройки элемента [ Обработать файл ] для обработки файлов из параметра процесса

В результате выполнения элемента файл, полученный из параметра процесса, будет сохранен на детали [ Файлы и ссылки ] текущего пользователя.

Настроить генерацию отчетов в ходе процесса 

Генерация отчетов в ходе бизнес-процессов доступна в Creatio версии 7.17.2 и выше.

Для этого необходимо настроить элемент [ Обработать файл ] следующим образом (Рис. 4).

1. [ Из какого источника получить файл? ] — выберите “Сгенерированный отчет”, чтобы отчет создавался непосредственно в ходе выполнения элемента.
2. [ Какой отчет сгенерировать? ] — выберите отчет из списка доступных. В нашем примере — “Заказ”.
   Для выбора доступны отчеты Word и Fast Report. Если вы выберете отчет Fast Report, то станет доступна опция генерации отчета по каждой записи. Она активируется установкой признака в поле [ Сгенерировать отдельный отчет для каждой записи ]. По умолчанию для Fast Report формируется один отчет, содержащий данные всех записей, соответствующих условиям фильтрации.
   Для Word всегда формируется отдельный отчет по каждой записи. Подробнее о создании отчетов: Создать отчет Word в Creatio.
3. [ Раздел ] — в поле отображается раздел, из записей которого генерируется отчет. Поле заполняется автоматически и недоступно для редактирования.
4. [ Как отфильтровать записи? ] — установите необходимые фильтры. В нашем примере можно отфильтровать заказы, которые оформлялись в определенной валюте — долларах и евро. Подробнее о настройке фильтров читайте в статье Фильтры.
5. [ Название ] — укажите условия формирования названия для сгенерированного файла. Название файла будет состоять из имени выбранного отчета и значения, указанного в данном параметре. Например, выберите [ Колонка из выборки ] — > [ Номер ], чтобы название сгенерированного файла имело формат “Заказ. ORD-30”.
6. [ Какие действия выполнить с файлом? ] — в поле можно выбрать один из следующих вариантов:
   1. “Использовать в процессе”, если вам необходимо использовать записи файлов в текущем процессе, не сохраняя их в каком-либо объекте Creatio, или передать данные файлы в другой бизнес-процесс в качестве параметра.

   2. “Сохранить в “Файлы и ссылки” объекта”, если вам необходимо сохранить файлы на детали [ Файлы и ссылки ] определенного объекта. Вы также можете использовать коллекцию файлов в текущем процессе или передать эти файлы в другой бизнес-процесс в качестве параметра.

      В нашем примере необходимо выбрать вариант “Сохранить в “Файлы и ссылки” объекта”.

      На заметку. При выборе значения “Сохранить в “Файлы и ссылки” объекта” для элемента [ Обработать файл ] Creatio сохраняет идентификаторы (Id) копируемых файловых записей. При необходимости вы можете настроить в процессе маппинг других элементов с Id этих записей.

   3. Поле [ В какой объект сохранить файл? ] отображается, если на предыдущем шаге вы выбрали вариант “Сохранить в “Файлы и ссылки” объекта”. Укажите деталь [ Файлы и ссылки ] объекта Creatio, на которой будут храниться скопированные файлы. Поскольку в ашем примере необходимо сохранить сгенерированный отчет в записи партнерства, то выберите значение “Файлы партнера”.

      В зависимости от указанного объекта появляется новое поле для заполнения. В этом поле нужно указать запись, в которой будут храниться сохраненные файлы. В нашем примере в данном поле указывается связь детали [ Файлы и ссылки ] с объектом “Партнерство”. При заполнении поля вы можете использовать параметры либо значения. Например, выберите “Значение справочника” и укажите нужное партнерство из списка “Партнерство” —> нажмите [ Выбрать ].

Рис. 5 — Пример настройки элемента [ Обработать файл ] для генерации отчетов

В результате выполнения элемента в ходе процесса будет сформирован набор отчетов по всем отфильтрованым записям раздела [ Заказы ]. Отчеты будут сохранены на детали [ Файлы и ссылки ] партнерства (например, Виста Ltd).