Элемент кейса [Отправить email]

Элемент Отправить email предназначен для создания и отправки нового email-сообщения автоматически или вручную в ходе выполнения кейса. Содержание письма вы можете сформировать при настройке элемента или выбрать из преднастроенных шаблонов.

Настроить элемент Отправить email 

Параметры email-сообщения задаются на панели настройки элемента (Рис. 1).

Рис. 1 — Фрагмент панели настройки элемента Отправить email

В верхней части панели настройки элемента отобразится введенная при создании элемента подпись, которая указывает на его назначение. Так элемент будет легко найти на диаграмме кейса.

Заполните следующие поля:

1. Когда выполнять шаг? — настройка параллельного или последовательного выполнения шагов. Выберите “Сразу при переходе на стадию”, если необходимо, чтобы письмо было отправлено сразу после начала выполнения стадии. Для того чтобы отправить email-сообщение после завершения определенного шага кейса, выберите “После выполнения предыдущего шага”. Затем укажите этот шаг в поле Выполнить после шага.
2. Тип шага — выбор обязательности шага. Выберите “Обязательный шаг”, если действие должно быть выполнено для перехода на следующую стадию. Если отправка email-сообщения не обязательна и переход на другую стадию может быть выполнен без ее завершения, то выберите “Опциональный шаг”.

   На заметку. Переход на финальную неуспешную стадию может быть выполнен с любой стадии даже без выполнения обязательных шагов.

3. От кого — учетная запись почты, интегрированной с Creatio, которая будет использоваться для отправки писем. Можно указать конкретное значение или определить отправителя динамически в ходе выполнения кейса. Если письмо будет отправляться автоматически, то поле становится обязательным для заполнения. Например, для отправки уведомлений с почтового ящика компании, в меню значений параметра выберите пункт Значение справочника, а затем в справочнике Настройки синхронизации с почтовым ящиком выберите из преднастроенных учетных записей почты “support@ourcompany.net”. При ручной отправке поле необязательно для заполнения, ответственный сможет выбрать нужную учетную запись из списка доступных на странице редактирования email-сообщения.
4. Кому — укажите получателя письма. Это может быть email-адрес, контакт или контрагент. Вы можете определить адрес динамически при помощи меню значений параметра или ввести конкретное значение. Если выбран контакт или контрагент, то адрес email будет автоматически считываться с детали Средства связи. При указании конкретного email-адреса заключите его в кавычки, например, “shevtsov@yandex.ru”.
   Чтобы настроить отправку уведомления по обращению, в меню значений параметра выберите пункт Контакт, в нем выберите Параметр элемента. В окне выбора параметра выделите один из предыдущих шагов кейса, например, задачу “Диагностика и решение инцидента”, и выберите значение параметра Контакт. Обязательное поле.
   При необходимости также можно указать дополнительные адреса получателей копии или скрытой копии данного email-сообщения. Для этого нажмите на кнопку в области Кому и выберите поля, которые необходимо добавить.
5. Какое сообщение отправить? — выберите способ формирования содержимого письма.

   На заметку. Если у вас настроено автоматическое добавление подписи в исходящие письма, то она будет добавлена в тело письма только при отправке email вручную. При автоматической отправке подпись в email не добавляется, но вы можете вставить ее в шаблон письма.

   • “Произвольное письмо” — тело письма формируется в дизайнере контента при настройке элемента. Также возможно создание новой страницы email-сообщения для редактирования и ручной отправки пользователем в ходе выполнения кейса.
     Если вы выбрали “Произвольное письмо”, то в рабочей области необходимо ввести текст сообщения. Для этого используется дизайнер контента, с помощью которого вы сможете настроить форматирование сообщения, добавить изображения, а также параметры кейса (Рис. 2).

     Рис. 2 — Редактирование тела письма в дизайнере контента

     

   • “Письмо по шаблону” — email-сообщение формируется по выбранному шаблону, предварительно настроенному в дизайнере контента. Выбор осуществляется из справочника Шаблоны email-сообщений.
     Если в шаблоне email-сообщения указан источник макросов, также необходимо заполнить поле Запись для создания макросов, чтобы в шаблоне указывались значения макросов, соответствующие текущему экземпляру кейса. Например, для отправки уведомления по обращению укажите в поле Запись для создания макросов колонку “Id” основной записи.

     На заметку. При выборе письма по шаблону изменение тела письма возможно только в случае отправки email-сообщения вручную.

6. Запись для формирования макросов — укажите запись, из которой будут передаваться в шаблон значения макросов. Поле отображается только в том случае, если в выбранном шаблоне email-сообщения указан источник макросов.
7. Тема — укажите тему письма. Обязательное поле для отправки письма вручную. В случае отправки письма по шаблону поле заполняется автоматически.
8. Как выполняется отправка? — выберите способ отправки сообщения.
   • “Отправить email вручную” — в ходе выполнения кейса будет создана и открыта новая страница email для отправки пользователем. Используйте, например, если необходимо дополнить или изменить тело письма до отправки. Если выбрано это значение, необходимо заполнить поля:
     1. Кто отправляет email? — ответственный пользователь, который будет отправлять письмо. Это поле обязательно для заполнения. По умолчанию поле заполняется значением “Системная переменная. Контакт текущего пользователя”. Чтобы отправку email-сообщения выполнял ответственный по обращению, укажите в поле колонку основной записи “Ответственный”.
     2. Показывать страницу автоматически — установите признак для автоматического открытия страницы email-сообщения в ходе выполнения кейса, например, если необходимо изменить текст письма. Если признак снят, то в ходе выполнения кейса будет создан черновик письма, который можно будет просмотреть в списке черновиков писем, на вкладке Задачи по бизнес-процессам коммуникационной панели или из панели задач.
     3. Связи email — по умолчанию система предложит связать письмо с объектом, по которому строится кейс. Вы можете связать email-сообщение с другими сущностями системы, например, для отображения на детали Email страницы контрагента. Для этого нажмите кнопку и укажите объект, с которым необходимо связать письмо. Поля заполняются при помощи меню значений параметра.
   • “Отправить email автоматически” — в ходе выполнения кейса будет автоматически отправлено преднастроенное электронное письмо. Требует указания адреса в поле От кого. Используйте, например, для отправки системных сообщений и уведомлений. Если выбрана автоматическая отправка email-сообщения, необходимо заполнить поля:

     1. Важность — выберите из списка важность сообщения. Применяется для пометки сообщений, доставленных пользователю. Применяется для пометки сообщений, доставленных пользователю.

     2. Игнорировать ошибки отправки — установите признак для продолжения кейса даже в случае возникновения ошибок при отправке. Иначе при ошибке отправки бизнес-процесс завершится с ошибкой.

        На заметку. При отправке массовых рассылок с помощью элемента Отправить email бизнес-процесса Creatio игнорирует признак Не использовать Email, установленный на детали Средства связи страницы контакта.