Особенности лицензирования Marketing Creatio

Для работы с Marketing Creatio и CRM-линейкой Creatio помимо основных лицензий используются:

• Лицензии на маркетинговые кампании (“marketing creatio”). Дают доступ к функциональности всех разделов продукта Marketing Creatio. Количество лицензий должно соответствовать количеству пользователей системы.
• Серверные лицензии на активных контактов (“marketing creatio 1000 active contacts”). Используются для создания записей в разделах Email, Кампании и Мероприятия. Количество лицензий должно соответствовать или превышать размер базы активных контактов, по которым выполняется рассылка.

Активные контакты — это контакты, с которыми в течение года была выполнена хотя бы одна из перечисленных ниже коммуникаций:

• контакт входил в аудиторию рассылки и по результатам отправки был получен отклик;
• контакт входил в аудиторию мероприятия;
• контакт входил в аудиторию кампании;
• контакт является участником программы лояльности и совершил минимум одну покупку в течение года (при использовании продуктов Marketplace по автоматизации программ лояльности).

Срок действия лицензий ограничен периодом лицензирования. Период лицензирования равен 365 дням и начинается с даты отсчета срока действия лицензии, а заканчивается датой, которая указана в менеджере лицензий как “Дата завершения”.

За период лицензирования контакт может стать активным только один раз. Если контакт был активным в предыдущем периоде лицензирования, но с ним не было маркетинговых коммуникаций в течение текущего периода, то контакт не считается активным в текущем периоде.

Для эффективной работы в системе необходимо контролировать, чтобы количество активных контактов (используемых лицензий) не превышало количество оплаченных лицензий.

Если используемых лицензий больше, чем оплаченных, то могут возникать ограничения и блокировки в работе системы:

• при сохранении или отправке рассылок;
• при редактировании шаблона рассылки в дизайнере контента;
• при переходе кампании на шаг Email-рассылка;
• также может быть ограничена доступность некоторых операций в разделах Мероприятия и Кампании.

Creatio отправляет уведомления пользователям в том случае, если число доступных лицензий на активные контакты становится меньше порогового процента от общего количества оплаченных лицензий (по умолчанию — 10%). Уведомления отправляются только системным пользователям, контакты которых — ответственные или создатели рассылок, кампаний, мероприятий за последние 30 дней. Таким пользователям рекомендуется регулярно проверять вкладку Центр уведомлений на коммуникационной панели.

Если количество активных контактов превышает количество купленных лицензий, то необходимо приобрести дополнительные лицензии. Для этого обратитесь в службу технической поддержки Terrasoft.

Чтобы предупредить возможные ограничения и блокировки из-за недостаточного количества доступных лицензий, учитывайте следующие факторы:

• При добавлении группы контактов в аудиторию рассылки обязательно проверяйте условия фильтрации, настроенные для этой группы. Настройки фильтров могли быть изменены, вследствие чего в группу могут попасть те пользователи, которые не являются целевой аудиторией рассылки или кампании. Подсчет количества активных контактов и доступных лицензий выполняется по расписанию (один раз в четыре часа), а также после завершения отправки рассылки. Поэтому в момент формирования аудитории рассылки информация о несоответствии количества лицензий количеству доступных контактов может быть недоступна.

• Если на момент запуска рассылки или кампании количество активных контактов не превышает количество доступных лицензий, то система отправит столько email-сообщений, сколько адресатов вы добавите в аудиторию. Например, если у вас есть 10000 лицензий, 9999 активных контактов, а в аудиторию рассылки были добавлены 50000 адресатов, то письма будут отправлены всем контактам из аудитории рассылки. После отправки рассылки будет выполнен пересчет количества активных контактов и доступных лицензий, зафиксировано недостаточное количество лицензий и в результате может произойти ограничение работы функциональности Creatio.

• При отправке email-рассылок учитываются следующие настройки, которые позволяют управлять отправкой писем и ограничивают отправку для неактивных контактов:
  • Запрет на использование электронного адреса контакта (признак Не использовать Email на детали Средства связи контакта).
  • Возможность подписки на определенные типы рассылок или отписки от них.

Определить количество используемых лицензий на активных контактов 

Количество используемых лицензий (активных контактов) можно узнать в разделе Итоги на вкладке Лицензии. Эти показатели могут незначительно отличаться от фактических показателей на текущий момент, т. к. рассчитываются не в режиме реального времени, а раз в день.

Превышение количества активных контактов и недостаточное количество доступных лицензий могут быть зафиксированы только в ходе планового пересчета или после отправки рассылки. Поэтому при подготовке email-коммуникаций с клиентами очень важно контролировать наличие достаточного количества лицензий на активных контактов.

Чтобы просмотреть список активных контактов, настройте фильтр в разделе Контакты, как на Рис. 1.

Рис. 1 — Фильтр для определения количества активных контактов

В этом фильтре “Дата создания” — это дата, с которой начинается отсчет срока действия лицензий. Для расчета нужной даты выполните следующие действия:

Рис. 2 — Просмотр срока действия лицензии

1. Перейдите в дизайнер системы по кнопке .
2. В блоке “Пользователи и администрирование” перейдите по ссылке “Менеджер лицензий”.
3. На открывшейся странице с помощью формы поиска найдите нужную лицензию и посмотрите дату ее завершения (Рис. 2).
4. Отнимите от этой даты 365 дней. Для правильного расчета даты рекомендуется использовать онлайн-калькулятор.

В результате вы получите дату отсчета, которую необходимо ввести в колонку Дата создания при построении фильтра для отбора активных контактов. Например, если лицензия действует до 31.05.2022, как на Рис. 2, то дата отсчета для построения фильтра — 31.05.2021.