Вы можете планировать в Creatio активности, выполнение которых требует участия нескольких людей, например, встречи, обучения, совещания. Эти активности отобразятся в расписании у всех сотрудников, чье участие необходимо.
Чтобы активность стала групповой, необходимо добавить данные на деталь [ Участники ]. Для этого:
- Откройте реестр раздела [ Активности ]. Выберите нужную запись и нажмите кнопку [ Открыть ].
- Перейдите на вкладку [ Участники ], чтобы указать перечень контактных лиц, задействованных в выполнении задачи/звонка.
- Нажмите
. В открывшемся окне выберите контакты, которых необходимо добавить в участники активности, и нажмите [ Выбрать ].
-
Контакты, указанные в полях [ Ответственный ] и [ Контакт ], добавляются на деталь [Участники] автоматически.
После добавления участников на детали по умолчанию отобразятся данные полей [ Должность ] и [ Рабочий телефон ] выбранных контактов.
Пригласить участников на встречу
Вы можете отправлять приглашения участникам встречи со страницы активности в Creatio и видеть их ответы на детали [ Участники ].
Данная функциональность доступна после настройки синхронизации с календарями и контактами Exchange. Подробнее: Настройка почты, контактов, расписания MS Exchange / Microsoft 365.
Чтобы отправить приглашения:
- Откройте реестр раздела [ Активности ].
- Выберите нужную запись и нажмите кнопку [ Открыть ].
- Перейдите на вкладку [ Участники ] и нажмите кнопку [ Отправить приглашения ] (Рис. 1).
В результате все участники активности, у которых на странице контакта указан email-адрес, получат по почте приглашение с описанием встречи и несколькими вариантами ответа:
-
принять приглашение;
-
отклонить приглашение;
-
отправить предварительное согласие;
-
предложить перенести встречу на другое время.
Все полученные ответы отобразятся на вкладке [ Участники ] страницы встречи. Если участники не ответили на приглашение, то вы можете повторно отправить его со страницы активности по кнопке [ Отправить повторные приглашения ].
После отправки приглашений участникам право на редактирование встречи остается только у ее организатора. Другим сотрудникам активность будет доступна только для чтения.
В случае изменения ключевых параметров встречи обновленные приглашения будут отправлены участникам автоматически. Ключевыми в Exchange являются следующие параметры:
- заголовок встречи (Title);
- место встречи (Location);
- дата начала (Start Date);
- дата окончания (Due Date);
- приоритет (PriorityID);
- описание встречи (Body);
- часовой пояс (TimeZone);
- список участников (Participants).