Следующий шаг фазы Initiation — составление и согласование договора с заказчиком и официальный запуск проекта. Для этого необходимо иметь согласованные с заказчиком коммерческое предложение и план развития проекта.
В производственную группу по подготовке и согласованию договора входит заказчик, менеджер по работе с клиентами, руководитель проекта и руководитель отдела разработки (Рис. 9).
Рис. 9 — Структура и ответственность команды на этапе подготовки и утверждения договора
Процессы подготовки и согласования договора не имеют ветвления и выполняются последовательно (Рис. 10).
Рис. 10 — Общая схема процессов подготовки и утверждения договора
Создание высокоуровневого плана проекта
После того как коммерческое предложение согласовано с заказчиком, необходимо сформировать договор. На первом этапе создается высокоуровневый план проекта. Для этого руководитель проекта собирает все данные о предпроектном обследовании и передает заказчику информационный запрос, который включает:
•запрос проектной команды заказчика;
•список документов;
•запрос бизнес-кейсов;
•вопросы по темным пятнам проекта.
Затем планируются работы по проекту. В верхнеуровневом плане указываются:
•этапы проведения работ;
•объемы работ экспертов;
•объемы работ руководителей групп разработчиков и аналитиков;
•разделение работ на этапы для различных экспертов.
Определение точной даты старта проекта
На следующем этапе подготовки договора необходимо определить точную дату старта проекта и дополнительно зарезервировать экспертов.
1.Руководитель разработки совместно с руководителем аналитиков проводят анализ задач высокоуровневого плана проекта и подтверждают трудозатраты.
2.Руководитель разработки и руководитель группы аналитиков выбирают экспертов для проекта, основываясь на навыках и загруженности сотрудников.
3.Руководитель проекта получает информацию о выбранных экспертах и согласовывает дату старта проекта с менеджером по работе с клиентами. Если не удается согласовать и утвердить дату старта, то решение эскалируется.
4.Утвержденная дата начала проекта вносится в договор. Дополнительно в план проекта вносятся выбранные эксперты.
На заметку
Резервирование экспертов действует в течение утвержденного в организации срока, о котором необходимо уведомить заказчика.
Оформление и согласование договора
На следующем этапе менеджер по работе с клиентами подготавливает и оформляет договор, затем передает его на визирование. После согласования договора внутри компании документ передается на согласование заказчику.
Официальный запуск проекта
Цель процесса официального запуска проекта — собрать все документы по продаже услуг, убедиться в их корректности и утвердить сам проект. Без этого невозможен старт работ по проекту.
Чтобы приступить к запуску проекта, необходимо подписать договор с заказчиком и выполнить условия, которые указанны в договоре как обязательные для старта, например, получить предоплату.
Смотрите также
•Планирование и коммерческое предложение
Смотрите далее
