Планирование и коммерческое предложение
Подготовка проекта начинается с определения потребности заказчика и планирования работ. На этом шаге также решаются организационные вопросы, исследуются потенциальные риски, определяются этапы и сроки выполнения работ, подготавливается коммерческое предложение. В производственную группу входит менеджер по работе с клиентами и руководитель проекта (Рис. 7).
Рис. 7 — Структура и ответственность команды на этапе планирования и подготовки КП
Процессы планирования и решения организационных вопросов с заказчиком выполняются параллельно вплоть до подготовки, презентации и утверждения коммерческого предложения (Рис. 8).
Рис. 8 — Общая схема процессов планирования и подготовки КП
Определение потребностей заказчика и декомпозиция их в работы (проведение предпроектного обследования)
На первом шаге процесса планирования фазы Initiation необходимо определить потребности заказчика и составить список работ. В целом, процесс определения потребностей и предпроектного обследования состоит из следующих этапов:
1.Руководитель портфеля проектов назначает руководителя проекта.
2.Менеджер по работе с клиентами передает руководителю проекта всю необходимую информацию о заказчике:
•данные о компании-заказчике;
•цели предпроектного обследования;
•краткое описание хода переговоров (результаты, этапы переговоров, бюджет, сроки и т.п.).
3.Если необходимо произвести предпроектное обследование, то в ходе подготовки руководитель проекта выполняет следующие шаги:
•Изучает информацию от менеджера по работе с клиентами, обращая внимание на структуру компании, каталог продукции и позиционирование на рынке.
•Знакомится с потребностями отрасли и решениями, реализованными в других компаниях. На этом этапе руководитель изучает отраслевые наработки и решения, а также обращается к экспертам отрасли и менеджерам по работе с клиентами, консультантам по внедрению, бизнес-консультантам, которые имеют опыт работы с данной отраслью.
•Готовит список вопросов для проведения интервью с заказчиком. Интервью проводится для выяснения решаемых задач, а также причин запуска проекта и целей, которые необходимо достичь.
•Готовит список вопросов по IT-составляющей проекта. На этом шаге рекомендуем уточнить системы, которые планируется задействовать или внедрять, количество пользователей, наличие специалистов для администрирования и доработки системы.
4.Руководитель проекта проводит предпроектное обследование.
5.Руководитель проекта составляет список работ, в том числе определяет рисковые работы.
Решение организационных вопросов
На данном этапе менеджер по работе с клиентами занимается организационными вопросами:
•Согласовывает с руководителем проекта сроки подготовки документов, обозначает сроки презентации заказчику коммерческого предложения.
•Организовывает встречи, согласовывает состав участников.
Исследование по рисковым работам
Если в процессе подготовки были выявлены рисковые работы, то необходимо провести исследование рисков. При этом может потребоваться участие экспертов (аналитиков и разработчиков), а также экспертов в отрасли. Результаты исследования необходимо оформить и прикрепить к другим проектным документам. Они помогут более точно определить бюджет и сроки выполнения работ.
Разделение работ на этапы, определение сроков, оценка трудозатрат
На данном шаге руководитель проекта формирует roadmap (дорожную карту) проекта и разбивает работы на отдельные подпроекты. Кроме того, выполняются следующие шаги:
1.Оценка трудозатрат.
2.Определение сроков подпроектов и этапов первого подпроекта.
3.Согласование результатов с менеджером по работе с клиентами и руководителем проектов.
4.Составление сметы дополнительных расходов (командировки, закупки и т.п.).
Оформление документов
Менеджер по работе с клиентами оформляет все необходимые документы, включая коммерческое предложение, roadmap долгосрочного сотрудничества, презентацию и т.п. При необходимости документы также согласовываются с руководителем проекта или директором по продажам.
Презентация коммерческого предложения заказчику
Когда все необходимые проектные документы оформлены и утверждены, менеджер по работе с клиентами организовывает встречу с заказчиком. Цель встречи — презентация коммерческого предложения и направления развития проекта заказчику. На презентации обязательно присутствует руководитель проекта, но также могут принять участие другие лица.
После презентации необходимо скорректировать документы и согласовать их с заказчиком.
Смотрите далее
Смотрите также
