Создать активность

Используя активности Creatio, вы можете управлять своим рабочим временем, составлять расписание, планировать работу других сотрудников, отслеживать взаимосвязи активностей с другими разделами, а также вести учет выполнения текущих задач.

В разделе доступны несколько быстрых фильтров.

• По дате (поля Начало и Завершение активности) — отображает те активности, которые пересекаются с указанным промежутком времени. Например, если промежуток между началом и завершением активности больше, чем указанный в быстром фильтре, и данные временные промежутки пересекаются, то в результате фильтрации эта активность отобразится.

• По сотруднику — отображает записи активностей, участником которых является выбранный контакт. Фильтрация выполняется по данным детали Участники страницы активности.

Задача в Creatio может быть добавлена одним из способов:

• создана вручную;

• получена при синхронизации с MS Exchange;

• получена при синхронизации с Google.

Создать активность из реестра раздела  

1. Перейдите в раздел Активности.

2. Нажмите кнопку Добавить задачу. Откроется мини-карточка добавления активности.

3. Введите основную информацию о задаче.

   • Заголовок — суть активности, например, “Подготовка документации” или “Презентация клиенту”.
   • Начало, Завершение — дата и время начала и завершения работы по активности. По умолчанию значение в поле Завершение на 30 минут больше значения в поле Начало. Используйте значок , планируя активности для участников в разных часовых поясах.
   • Состояние — состояние активности, например, “В работе” или “Завершена”.
   • Роль — название роли, любой участник которой сможет выполнить задачу.
   • Ответственный — имя пользователя, ответственного за выполнение активности. Если на предыдущем шаге вы указали какую-либо роль, то в этом поле будут доступны для выбора только входящие в эту роль пользователи. Если вы оставили поле Роль незаполненным, то в поле Ответственный можно указать любого пользователя системы.
   • Категория — категория активности, например, “Встреча” или “Письменная работа”.

4. Нажмите кнопку Сохранить.

   В результате новая задача будет добавлена в реестр раздела Активности.

Отредактировать активность из реестра раздела 

1. Откройте реестр раздела Активности. Выберите нужную запись и нажмите кнопку Открыть.

2. На открывшейся странице дополните информацию о задаче на вкладке Основная информация:

   1. В группе полей Связи добавьте информацию о других объектах системы, с которыми связана активность.

      • Контрагент, Контакт — компания или частное лицо, по которым создается активность. При выборе контакта автоматически заполняется поле Контрагент данными страницы контакта.
      • Договор — договор, с которым связана активность.
      • Продажа — продажа, в рамках которой выполняется активность. При выборе продажи автоматически заполнятся поля Контакт или Контрагент данными из полей страницы выбранной продажи.
      • Документ — документ, с которым связана активность.
      • Счет — счет, с которым связана активность.
      • Заказ — заказ, с которым связана активность.
      • Лид — потенциальный клиент, по которому создается активность. При выборе значения автоматически заполняются поля Контакт и Контрагент данными из соответствующих полей страницы лида.
      • Проект — проект, в рамках которого выполняется задача. При указании проекта поля Контакт, Контрагент и Продажа страницы активности заполняются автоматически данными выбранного проекта.

   2. В группе полей Напоминания создайте уведомления по активности.

      • Ответственному, Автору — напомнить ответственному и/или автору об активности в указанное время. Информация о новых напоминаниях отобразится у ответственного и/или автора на панели уведомлений.
      • Дата напоминания — дата, в которую ответственный или автор задачи получит напоминание.

3. Перейдите на вкладку Участники, чтобы указать перечень контактных лиц, задействованных в выполнении задачи/звонка. После добавления участника из списка контактов на детали по умолчанию отобразятся данные полей Должность и Рабочий телефон страницы выбранного контакта. Кроме того, активность отобразится в списке задач каждого участника, добавленного на данную деталь.

   На заметку. Контакт, указанный в поле Ответственный или Контакт, добавляется на деталь Участники автоматически. При копировании активности копируется также список ее участников.

4. Перейдите на вкладку Файлы и примечания, чтобы указать дополнительную информацию, которая характеризует задачу, а также файлы и ссылки на веб-ресурсы по данной активности.

5. Примените изменения по кнопке Сохранить.

Создать связанную активность  

Связанные активности позволяют в несколько кликов переносить все связи текущей активности в новую, экономя таким образом время сотрудника. Чтобы создать связанную активность:

Рис. 1 — Выбор типа связанной активности

1. Откройте раздел Активности.
2. Откройте страницу задачи, для которой нужно создать связанную активность.
3. На панели инструментов страницы нажмите кнопку и выберите тип активности, которую необходимо создать (Рис. 1).

4. На открывшейся странице новой активности укажите ее заголовок и, если необходимо, скорректируйте время начала и завершения.

5. Чтобы созданная активность отображалась в вашем расписании, установите признак Отображать в расписании.

   В результате будет создана новая активность, в которую из исходной будут скопированы данные об авторе, ответственном и связанных объектах. Если в исходной активности было заполнено поле Результат подробно, то его значение будет перенесено в заголовок новой активности. Связь между новой и исходной активностями в системе не отображается.

Создать активность из расписания

Задачи можно добавить в раздел непосредственно из области расписания. Для этого:

1. При помощи мыши выделите диапазон времени, в течение которого должна быть выполнена задача (Рис. 2).

   Рис. 2 — Выделение диапазона времени в расписании

   

2. Начните вводить текст заголовка. Откроется мини-карточка добавления новой активности, в которой уже будет отображен введенный текст (Рис. 3).

   Рис. 3 — Добавление задачи

   

3. Закончите ввод текста, при необходимости свяжите активность с другими записями в системе и сохраните изменения.

   В результате в систему будет добавлена новая задача.

Отредактировать активность из расписания 

Чтобы отредактировать существующую активность из расписания:

1. В области расписания кликните по заголовку необходимой записи. Появится мини-карточка активности.

2. Перейдите в режим редактирования мини-карточки по кнопке , внесите необходимые изменения, например, длительность, состояние активности, ответственного, и сохраните их.

   Изменить длительность активности можно, не открывая ее мини-карточку. Для этого подведите курсор мыши на границу активности и, удерживая левую клавишу мыши, переместите границу до нужной отметки времени (Рис. 4).

   Рис. 4 — Изменение длительности активности в расписании

   

Перенести активность на другое время или дату можно, перетянув ее мышью в расписании на необходимый временной интервал. Если для активностей указано одинаковое время выполнения, такие активности в расписании отображаются в одном временном интервале.