Данные в бизнес-процессах

Бизнес-процессы в Creatio взаимодействуют с записями системы, которые называют данными. При выполнении бизнес-процесса с данными могут работать пользователи, а также данные могут обрабатываться в фоновом режиме без участия пользователя.

В этой статье описаны принципы работы бизнес-процессов с данными — записями раздела, детали или справочника Creatio.

Любая практическая задача в Creatio предусматривает работу с записями разделов, деталей или справочников. Чтобы автоматизировать задачи, все бизнес-процессы в Creatio так или иначе должны взаимодействовать с данными.

Ниже описаны наиболее типичные случаи, когда бизнес-процесс работает с данными:

Операции с данными 

На уровне базы данных управление данными сводится к четырем базовым операциям: создание, чтение, изменение и удаление записей. Большинство элементов бизнес-процессов выполняют эти операции автоматически:

• Элементы Выполнить задачу и Отправить email создают новые записи.

• При выполнении элементов Открыть страницу редактирования, Преднастроенная страница и Визирование могут быть созданы новые записи или изменены существующие.

• Начальное событие Сигнал и промежуточное Ожидание сигнала выполняют чтение записей.

Кроме того, в Creatio есть четыре элемента бизнес-процесса, которые специально предназначены для выполнения операций с данными. Обычно специальные элементы по работе с данными используются в таких случаях:

• Элемент Читать данные используется, когда для выполнения шагов процесса нужны данные, недоступные в процессе. Этот элемент получает информацию напрямую из базы данных.

• Элементы Добавить данные, Изменить данные и Удалить данные используются, если вам необходимо создать, изменить или удалить из Creatio записи в фоновом режиме, без открытия каких-либо страниц или создания задач для пользователя.

Независимо от варианта использования, настройка специальных элементов по работе с данными включает несколько типичных шагов. Использование базовых операций при выполнении процессов Creatio сводится к следующим шагам: определение объекта и колонки, с которыми будет работать процесс, а также определение записи и новых данных.

Читать данные 

• Определите объект, с которым будет работать процесс. Затем узнайте, в каких колонках содержатся значения, которые надо вычитать.

• Определите запись, из которой нужно вычитать данные.

Добавить данные 

• Определите объект для добавления в него записей, а также поля новой записи, которые будут заполнены данными.

• Определите данные, которыми будут заполнены поля новой записи. Это могут быть статические значения или значения, полученные из других параметров процесса.

Изменить данные 

• Определите объект, в котором содержится требующая изменений запись. Затем узнайте, в каких полях содержатся значения, которые надо изменить.

• Определите запись, которую необходимо изменить.

• Определите данные, которыми будут заполнены поля записи. Это могут быть статические значения или значения, полученные из других параметров процесса.

Удалить данные 

• Определите объект, из которого необходимо удалить записи.

• Определите запись, которую необходимо удалить.

Определить объекты и поля 

Для каждой связанной с данными операции требуется идентифицировать объект Creatio, в котором содержатся необходимые данные. Для выполнения всех операций (кроме операции “Удаление данных”) необходимо указать поля, значения которых необходимо вычитать, добавить или изменить. Например:

• При планировании встречи с клиентом в Creatio необходимо добавить новую запись в объект “Активность” и заполнить поля Заголовок, Начало, Завершение, а также Контакт и/или Контрагент.
• Чтобы в продаже указать такую же сумму, как и ее бюджет, необходимо:

  • Вычитать значение поля Бюджет клиента определенной записи раздела Продажи (объект “Продажа”).

  • Изменить значение поля Сумма продажи той же записи в том же объекте, заменив его значением, полученным из поля Бюджет.

• Чтобы очистить расписание сотрудника на следующую неделю, необходимо удалить определенные записи объекта “Активность”.

Все данные Creatio хранятся в виде значений полей записей из разных объектов (Рис. 1):

Для использования данных Creatio в вашем бизнес-процессе необходимо определить объект, запись и поля:

• Объект (раздел, деталь или справочник). Объекты в Creatio примерно соответствуют таблицам базы данных. Например, объект “Контрагент” содержит все контрагенты, а объект “Активность” содержит все активности.

• Объект колонки (или “поля”). Колонки объекта в Creatio соответствуют колонкам таблицы базы данных. Например, колонка “Название” содержит названия контрагентов, а колонка “Дата создания” — даты, когда эти контрагенты были созданы.

• Запись (элемент объекта). Записи в Creatio соответствуют строкам в таблице базы данных. Например, записью — это определенный контрагент, контакт или активность.

Определить необходимые записи 

При поиске конкретных данных необходимые объект и колонки обычно известны, поскольку пользователь понимает, какая информация ему необходима. Например, “Мне нужно найти имя определенного контакта”. Главная задача — определить необходимую запись (в данном примере — конкретный контакт).

Существует два способа выбора записей:

• Использовать логическое условие — фильтр. Например, вы можете отфильтровать все записи объекта “Активность”, у которых в поле Состояние установлено “Отменена”.

• Использовать идентификатор записи, который может быть получен из параметра процесса или элемента.

Определить конкретную запись 

Идентификатор записи — это уникальное значение, которое однозначно определяет запись в базе данных Creatio. Идентификатор записи хранится в колонке Id, которая доступна во всех объектах Creatio (Рис. 2). Работая с бизнес-процессом, получить идентификатор записи можно из параметров процесса или элемента.

Параметры процесса — это особые свойства процесса, в которых хранятся данные, используемые для выполнения процесса и его элементов, а также данные, которые являются результатом выполнения процесса. Подробнее: Параметры процесса.

Идентификатор записи можно получить такими способами:

• Из параметра процесса. Как правило, такие параметры доступны в процессах, которые используются в качестве подпроцессов, а также в процессах, которые запускаются вручную по выбранной записи.

• Из сигнального элемента объекта — начального события Сигнал или промежуточного Обработка сигнала, которые активируются изменениями в записях Creatio.

• Из исходящего параметра элемента процесса, который работал с необходимой записью.

Перечисленные ниже элементы процесса работают с данными автоматически. В их исходящих параметрах хранятся значения полей записей Creatio.

• Выполнить задачу — значения полей активности, включая идентификатор записи.

• Открыть страницу редактирования — значения полей соответствующей записи (записи, страница которой открывается при выполнении этого элемента).

• Преднастроенная страница — если указан объект, который является источником данных, то элемент содержит параметры для всех колонок объекта.

• Отправить email — значения полей email (“От кого”, “Кому”, идентификаторы связанных записей и т. д.).

• Сигнал — для сигналов объекта — идентификатор записи, которая послужила триггером сигнала.

• Обработка сигнала — для сигналов записи — идентификатор записи, которая послужила триггером сигнала.

• Подпроцесс — любые исходящие параметры бизнес-процесса, указанные в подпроцессе.

Необходимую запись можно определить по Id, полученному из параметров процесса и элементов, если соблюдено любое из следующих условий:

• Начальным элементом процесса является Сигнал в режиме “Получен сигнал от объекта” (процесс стартует автоматически, по факту изменения данных в определенном объекте Creatio).

• Процесс запускается по необходимой записи: вручную, со страницы записи, или как часть динамического кейса.

• Предыдущие элементы процесса уже работали с этой записью, а в ходе процесса вам необходимо работать с той же записью многократно.

Выполнить маппинг параметра 

Если Id необходимой записи есть в параметре процесса или элемента, то можно выполнить маппинг параметра (сопоставление параметра процесса или элемента с нужным полем в Creatio). Маппинг выполняется в области фильтрации на панели настройки свойств элементов Читать данные, Изменить данные или Удалить данные (Рис. 3). Вам необходимо настроить фильтр по колонке Id и выбрать команду “Сравнить с параметром” в меню при указании значения колонки.

В открывшемся окне (Рис. 4) выберите процесс или элемент, который содержит параметр с необходимым значением Id.

В результате фильтр всегда будет отбирать одну запись, поскольку две записи не могут иметь одинаковые идентификаторы в базе данных Creatio.

Подробнее: Использовать параметры.

Определить набор записей по условиям 

Чтобы указать, с какими записями должен работать процесс, в следующих случаях используются обычные условия фильтрации:

• Элемент должен работать с выборкой записей: вычитать коллекцию записей, изменить или удалить все записи, которые соответствуют условию.

• Элемент должен работать с единственной записью, которая соответствует условию выбора (“первая запись в выборке”).

Для выбора записей по условию нужно выполнить фильтрацию по необходимым колонкам, используя стандартный модуль фильтрации Creatio и учитывая правила сортировки записей (Рис. 5).

Например, вы можете выбрать последний завершенный звонок, отфильтровав активности по значениям полей Тип и Состояние, а затем отсортировав результирующую выборку записей по убыванию.

При настройке фильтрации по дате вы можете также учитывать время. Для этого необходимо в расширенном режиме панели настройки элемента установить признак в поле Учитывать время в фильтре (Рис. 6).

Подробнее: Фильтры.

Определить данные для заполнения полей 

Чтобы определить новые данные для заполнения полей записей, которые добавляются или изменяются в ходе процесса, используются исходящие параметры элементов.

После выполнения необходимых операций с данными элементы процесса передают эти данные в свои исходящие параметры. Так данные можно будет использовать на следующих шагах процесса. Например, после создания активности с помощью элемента Выполнить задачу. Id такой активности наряду с другими данными передается в исходящие параметры (Рис. 7). Используя эти параметры, вы можете обращаться к этой же активности позже в ходе процесса.

Параметры совпадают с названиями и типом соответствующих полей в Creatio. Например, название должности контакта содержится в текстовом поле типа “Cтрока” и передается в параметр типа “Текст”. В то же время дата завершения активности содержится в поле типа “Дата/Время” и передается в параметр такого же типа.

Примеры использования 

Ниже приведены четыре элемента процесса, специально предназначенные для работы с данными. Каждый элемент используется для выполнения определенной операции.