Настроить процесс визирования документа 

Настройка осуществляется в несколько этапов:

1. Настройка бизнес-процесса, приведенного на схеме (Рис. 1).

2. Настройка возможности запуска бизнес-процесса по записи раздела.

   Важно. Приступать к настройке процесса необходимо только после того, как в мастере раздела будет включена функциональность визирования. Подробнее>>>

   Рис. 1 — Бизнес-процесс “Визирование документа”

   

Настроить бизнес-процесс 

1. Перейдите в библиотеку процессов и добавьте новый процесс.

2. В области настройки свойств процесса в поле Процесс введите название — “Визирование документа”.

3. Откройте вкладку Параметры и добавьте новый параметр. Данный параметр свяжет экземпляры процесса с документами, которые требуют визирования (Рис. 2). Значение параметра будет получено при запуске процесса из раздела, и этот же параметр будет использоваться при настройке процесса. Для добавления параметра:

   1. В области настройки свойств процесса нажмите кнопку Добавить параметр и выберите “Справочник”.

   2. В поле Название укажите “Документ”.

   3. В поле Справочник укажите “Документ”.

   4. Сохраните изменения.

      Рис. 2 — Свойства процесса визирования документа

      
4. Добавьте на схему элемент Читать данные из группы Действия пользователя. Введите название элемента в поле Читать данные (например, “Читать данные документа”). Этот элемент будет передавать в процесс параметры, необходимые для выполнения последующих шагов.
5. Настройте свойства элементов (Рис. 3).

6. В поле Какой режим чтения данных использовать? укажите “Читать первую запись из выборки”.

7. В поле Из какого объекта читать данные? укажите “Документ”. Из этого объекта будет вычитываться значение поля Ответственный для отправки уведомления о ходе визирования.

8. В области Как отфильтровать записи? настройте фильтр “Id = Документ”. Для этого нажмите на <Добавить условие>, выберите колонку “Id”, в появившемся меню выберите Сравнить с параметром, а затем в окне определения значения параметра выберите параметр процесса Документ.

9. В области Как отсортировать записи? по умолчанию настроена сортировка по возрастанию номеров.

   Рис. 3 — Свойства элемента “Читать данные документа”

   
10. Поместите на схему элемент Визирование группы Действия пользователя — “Утвердить документ”. Элемент будет активироваться после запуска процесса визирования по записи раздела Документы.
11. Настройте свойства элементов (Рис. 4).

    1. В поле Цель визирования укажите “Требуется утверждение”.

    2. В поле Объект визирования выберите “Документ”.

       На заметку. Если объекта “Документ” нет в списке, то по нему не включено визирование в мастере разделов. Подробнее о последовательности настройки визирования читайте в статье Визирование.

    3. В поле Идентификатор записи по кнопке выберите пункт “Параметр процесса” и укажите параметр процесса “Документ”.

    4. В поле Кому отправить на визирование? укажите “Роли”.

    5. В поле Роль из справочника Роли (представление) выберите “Финансовый отдел”. Так любой из сотрудников, входящих в эту роль, сможет завизировать документ.

    6. Настройте возможность переадресовать визирование другому пользователю, установив признак Можно делегировать визирование.

    7. В области Отправить e-mail уведомление настройте информирование визирующих о необходимости установки визы, а ответственного за документ — о факте визирования.

       • Отметьте вариант информирования “О необходимости выполнить визирование”.

       • В появившемся поле Шаблон сообщения по кнопке выберите шаблон уведомления о необходимости визирования документа из справочника Шаблон email-сообщения.

       • Отметьте вариант информирования “О результате выполнения визирования”.

       • В поле Получатель уведомления нажмите кнопку и выберите в меню “Контакт”, затем нажмите на опцию “Параметр процесса”. Затем укажите параметр элемента процесса “Читать данные документа” —> “Ответственный”. Уведомление о результате визирования будет отправляться ответственному за документ.

       • В поле Шаблон сообщения по кнопке выберите шаблон уведомления о результате визирования из справочника Шаблон email-сообщения.

         Важно. Для отправки писем должна быть заполнена системная настройка Почтовый ящик для отправки письма информации о визе. Перейти к настройке можно из информационного сообщения в области Отправить e-mail уведомление по кнопке .

         На заметку. Шаблоны уведомлений необходимо предварительно создать в дизайнере контента по объекту “Визы в разделе Документы”. Объекты визирования создаются автоматически, когда вы активируете опцию Доступно визирование в разделе. Например, если вы активируете Доступно визирование в разделе в разделе Документы, будет создан новый объект “Визы в разделе Документы”. Перейти к его созданию можно по кнопке в правой части поля Шаблон сообщения. Подробно создание шаблона email-сообщения описано в статье Создать шаблон письма.

         Рис. 4 — Свойства элемента Визирование

         
12. Добавьте на схему два элемента Изменить данные группы Действия системы. Элементы “Изменить состояние документа на Подготовка” и “Изменить состояние документа на Актуальный” будут изменять данные визируемого документа в зависимости от результата визирования. Настройте свойства элементов (Рис. 5). Свойства элементов различаются только состоянием документа.

    1. В поле Данные какого объекта изменить? укажите объект системы, работа с которым выполняется. В нашем примере это “Документ”. В нашем примере это “График”.

    2. В области Как отфильтровать записи? настройте фильтр “Id = Документ”. Для этого нажмите на <Добавить условие>, выберите колонку “Id”, в появившемся меню выберите Сравнить с параметром, а затем в окне определения значения параметра выберите параметр процесса Документ.

    3. В области Какие значения полей установить для измененных записей? укажите состояние, в которое будет переходить документ. В случае утверждения визы состояние завизированного документа изменится на “Актуальный”. В случае отклонения визы состояние визируемого документа изменится на “Подготовка”. Для этого нажмите на <Добавить поле>, выберите колонку “Состояние”. В появившемся поле Состояние по кнопке выберите пункт “Значение справочника”, а затем укажите следующие значения: “Актуальный” — для элемента “Изменить состояние документа на “Актуальный” и “Подготовка” — для элемента “Изменить состояние документа на Подготовка”.

       Рис. 5 — Свойства элемента “Изменить состояние документа на Актуальный”

       
13. Скопируйте ранее добавленный элемент Читать данные группы Действия системы — “Читать данные документа” и разместите его на схеме процесса после элемента Изменить состояние элемента на Подготовка. Элемент будет определять, кто будет назначен ответственным по доработке документа.
14. Добавьте элемент Выполнить задачу группы Действия пользователя — “Доработать документ”. Элемент будет создавать задачу по доработке документа для ответственного в случае, если виза была отклонена.
15. Настройте свойства элементов (Рис. 6).

    1. В поле Что нужно сделать? введите название задачи.

    2. Установите временные условия выполнения задачи в полях Стартовать через и Плановая длительность. Поле Стартовать через — это период, по истечении которого запланировано начало выполнения задачи. Поле Плановая длительность — ориентировочная длительность выполнения задачи.

    3. Установите признак Отображать в расписании, чтобы задача отобразилась в расписании ответственного за документ сотрудника.

    4. В поле Кто выполняет задачу? по кнопке выберите пункт “Параметр процесса”. Затем укажите параметр элемента процесса “Читать данные документа” —> “Ответственный”.

    5. В области Связи активности настройте связь задачи с документом. Для этого:

       • По кнопке добавьте поле для связи с документом.

       • По кнопке выберите пункт “Параметр процесса”, а затем укажите ранее добавленный параметр процесса “Документ”.

         Рис. 6 — Свойства элемента “Доработать документ”

         
16. После создания элементов процесса соедините их с помощью стрелок в правой части выделенного элемента:

    1. С помощью стрелок условного потока соедините элемент “Утвердить документ” с элементами “Изменить состояние документа на Подготовка” и “Изменить состояние документа на Актуальный”.

    2. Кликните по стрелке перехода к элементу “Изменить состояние документа на Подготовка” и выберите результат визирования — “Отрицательная”.

    3. В свойствах перехода к элементу “Изменить состояние документа на Актуальный” укажите “Положительная”.

    4. Оставшиеся элементы соедините потоками управления .

17. Сохраните бизнес-процесс. Далее настройте запуск этого бизнес-процесса.

Настроить запуск бизнес-процесса 

Процесс визирования документа будет запускаться по кнопке Запустить процесс на странице записи или в реестре раздела. Отображение кнопки нужно предварительно настроить (Рис. 7).

Для настройки потребуется связать процесс визирования документа с записями, по которым он будет выполняться. Для этого:

1. В разделе Документы нажмите кнопку Вид и выберите команду Открыть мастер раздела.

2. Перейдите на вкладку Бизнес-процессы. На детали Запуск бизнес-процесса из раздела нажмите кнопку . Откроется окно настройки запуска бизнес-процесса.

3. В поле Какой процесс запускать? укажите процесс “Визирование документа”.

4. Чтобы бизнес-процесс можно было запускать по отдельным записям раздела, выберите условие запуска “Для выбранной записи”.

   Поле Параметр процесса, в который передается выбранная запись заполняется автоматически параметром “Документ” бизнес-процесса “Визирование документа”.

5. Сохраните изменения в окне и в мастере раздела.

   Рис. 7 — Настройка запуска бизнес-процесса

   

   В результате вы сможете запускать процесс визирования по любой записи раздела Документы (Рис. 8).

   Рис. 8 — Запуск процесса из реестра раздела Документы

   

Настроить шаблон уведомления о визировании 

Используйте элемент Визирование, чтобы настроить логику визирования пользователями различных записей Creatio (документов, счетов, заказов и т.д.). И визирующий, и пользователь, который отправляет документ на визирование, получат email-уведомления.

Вы можете настроить шаблон для этих уведомлений. Обратите внимание, что email-уведомления о визировании не требуют использования дополнительного элемента Отправить email, а настраиваются в самом элементе Визирование.

В приведенных ниже инструкциях предполагается, что у вас включена функциональность визирования в разделе Документы, на схему бизнес-процесса добавлен элемент Визирование (Рис. 9) и настроены его свойства (Рис. 6). Подробно о включении функциональность визирования в разделе читайте в статье “Элемент процесса [Визирование]”.

Рис. 9 — Бизнес-процесс “Визирование документа”

Для настройки шаблонов:

1. Заполните поля в области настройки элемента Визирование. Если поле Раздел визирования заполнено, то доступные шаблоны email-уведомлений о визировании будут отфильтрованы в соответствии с выбранным разделом.

   На заметку. Детальнее о настройке элемента Визирование в бизнес-процессе читайте в блоке “Настроить процесс визирования документа”.

2. Установите признак О необходимости выполнить визирование. Email-уведомление о необходимости визирования будет отправлено ответственному за выполнение визирования. Если в поле Кому отправить на визирование? выбрано значение "Роли", то уведомление получат все сотрудники, которые входят в эту роль.

3. В поле Шаблон сообщения нажмите (Рис. 10). Откроется окно для создания нового шаблона.

   Рис. 10 — Открытие шаблона сообщения уведомления о визировании.

   

4. В новом окне заполните поле Название шаблона. Обратите внимание, если вы заполняли ранее поле Раздел визирования, то поле Источник макросов будет сразу заполнено (в текущем примере — объект “Визы в разделе Документ” (Рис. 11).

   Рис. 11 — Шаблон настройки уведомления о визировании

   

5. Нажмите кнопку Редактировать. Шаблон откроется в дизайнере контента.

   На заметку. Инструкция по работе с дизайнером контента приведена в статье “Создать шаблон письма”.

6. Введите тему письма.

7. Перетащите блок контента (например Текст) в шаблон. Замените стандартный текст в блоке на необходимый.

8. Добавьте макросы в текст шаблона:

   1. Кликните по тексту в той области, в которую нужно добавить макрос, нажмите кнопку и выберите Выбрать макрос (Рис. 12). Откроется окно выбора макроса.

      Рис. 12 — Добавление макроса в дизайнере контента

      

   2. Выделите в окне необходимый макрос и нажмите кнопку Выбрать. Доступные макросы разделены на несколько групп полей.

      Вы можете указать данные получателя email-уведомления (группа “Адресат”), пользователя, который запускает процесс визирования (группа “ Текущий пользователь”) или данные визирующего (группа “Ответственный”). Например, для добавления имени пользователя, отправившего документ на визирование, выберите Текущий пользователь —> макрос ФИО (Рис. 13).

      Рис. 13 — Добавление макроса в текст email-уведомления

      

      Выбранный макрос будет добавлен в указанное место в тексте.

9. Добавьте в шаблон email-уведомлений макросы по связанным объектам.

   1. Кликните по тексту в той области, в которую нужно добавить макрос, нажмитекнопку и выберите Выбрать колонку. Откроется окно Выбор колонки.

   2. В окне Выбор колонки укажите колонку связанного объекта, значение которой нужно вывести в текст уведомления. Объект создается автоматически после установки в мастере раздела признака Доступно визирование в разделе и содержит данные визирования: цель, имя визирующего и т.д.

   3. Можно добавить макросы для колонок любого объекта, связанного с визируемым объектом, например столбцы документа. Чтобы выбрать колонку связанного объекта, нажмите + рядом с названием визируемого объекта в окне Выбор колонки (Рис. 14). Например, для добавления типа и номера визируемого документа, выберите колонки Тип и Номер из связанного объекта Документ.

      Рис. 14 — Выбор макроса для колонки связанного объекта

      

      В результате шаблон будет выглядеть следующим образом (Рис. 15):

      Рис. 15 — Пример шаблона уведомления о визировании

      

10. Сохраните изменения в дизайнере контента и в шаблоне email-уведомления.

11. В свойствах элемента Визирование установите признак О результате визирования и заполните поле Получатель уведомления. В поле можно указать любой контакт Creatio, контрагент или адрес электронной почты. Например, можно отправить уведомление о результате визирования пользователю, который отправил запрос на визирование или который создал запись и т.д.

12. Повторите шаги 3–10, чтобы создать шаблон уведомления о результатах визирования.

13. Сохраните процесс.

    В результате при отправке пользователем запроса на визирование документа, процесс отправит email-уведомления согласно настроенным шаблонам.