Элемент процесса [Отправить email]

PDF
Продукты
Все продукты

Используйте элемент Отправить email (Рис. 1) для отправки электронных сообщений при выполнении бизнес-процесса. Элемент может отправлять email-сообщения автоматически или открывать новую страницу для отправки письма вручную пользователем, который запустил процесс. Элемент использует всю функциональность email-сообщений, доступную в Creatio, например, макросы, шаблоны, связывание email-сообщений c записями других разделов.

Рис. 1 — Элемент Отправить email на диаграмме процесса

На заметку. Для работы с почтой в Creatio должна быть выполнена интеграция с почтовым провайдером.

Элемент Отправить email позволяет автоматизировать email-коммуникации пользовательскими средствами. Например, при помощи этого элемента можно:

  • Перейти на следующий шаг бизнес-процесса в то время, как Creatio отправляет письма от вашего имени.

  • Автоматически отправлять важные системные сообщения, уведомления и обновления.

  • Персонализировать email-сообщения с помощью макросов, использующих информацию, которая содержится в других параметрах процесса.

  • Автоматически назначать ответственных сотрудников по активностям, которые связаны с email-сообщениями.

Чтобы заголовок элемента и подсказка пользователю отображались на языке исполнителя, необходимо, чтобы была включена системная настройка “Создавать задачи по бизнес-процессу на языке ответственного” (код “UsePerformerCultureInUserTask”) и добавлен перевод в разделе Переводы. Подробнее: Перевести элементы интерфейса в разделе Переводы.

На заметку. Если исполнителем является группа, пользователи которой используют разные языки, то будет использоваться культура, установленная в приложении по умолчанию.

Настроить общие свойства элемента 

Независимо от того, как отправляется письмо (автоматически или вручную) и как формируется его текст (по шаблону или произвольно), на панели настройки свойств элемента Отправить email отображаются следующие поля:

От кого

Учетная запись почты, интегрированной с Creatio, которая будет использоваться для отправки писем. Этот параметр заполняется значениями справочника Настройки синхронизации с почтовым ящиком. Значения параметра можно указать несколькими способами:

  • Укажите учетную запись почты, выбрав его из справочника Настройки синхронизации с почтовым ящиком.

  • Укажите системную настройку, которая использует значения справочника Настройки синхронизации с почтовым ящиком, например, “Почтовый ящик для отправки письма информации о визе” (код “VisaMailboxSettings”).

  • Передайте любой другой параметр процесса, который использует значения справочника Настройки синхронизации с почтовым ящиком. Подробнее: Параметры процесса.

Если письмо будет отправляться автоматически, то поле От кого становится обязательным для заполнения. При ручной отправке ответственный сможет выбрать нужную учетную запись почты из списка доступных на странице редактирования email-сообщения.

Кому

Email-адреса получателя. Нажмите кнопку , чтобы добавить получателей копии (Сс) или скрытой копии (Bcc) письма.

В каждое из этих полей можно:

  • Ввести email-адреса вручную (например, e.mirny@gmail.com). Для добавления нескольких получателей вручную нажмите кнопку и укажите дополнительные адреса.

  • Выбрать контрагентов/контакты из справочника.

  • Выбрать системные настройки, значениями которых являются email-адреса (например, “1-я линия поддержки”).

  • Выбрать email-адрес контрагента или контакта пользователя, который запускает процесс (“Контрагент текущего пользователя”, “Контакт текущего пользователя”).

  • Получить email-адрес из другого параметра процесса. Вы можете передать любой текстовый параметр. Обратите внимание, что значение переданного параметра должно быть актуальным email-адресом, иначе элемент не выполнится корректно. Подробнее: Параметры процесса.

Если выбран контакт или контрагент, то адрес email будет автоматически считываться с детали Средства связи. Если на странице контакта или контрагента указано несколько email-адресов, то Creatio выберет адрес, который был добавлен на деталь последним.

Какое сообщение отправить?

Выберите в этом поле “Произвольное письмо”, чтобы создать отдельное письмо для определенного бизнес-процесса с помощью дизайнера контента.

Выберите “Письмо по шаблону”, чтобы использовать один из шаблонов email, содержащихся в справочнике Шаблоны email-сообщений.

Как выполняется отправка?

Если в этом поле выбран вариант “Отправить email вручную”, то для пользователя будет открыта страница редактирования письма (или будет создана задача по отправке письма), как только элемент Отправить email активируется на диаграмме процесса.

Если в этом поле выбран вариант “Отправить email автоматически”, то письмо будет автоматически отправлено с почтового ящика, указанного в поле От кого, как только элемент Отправить email активируется на диаграмме процесса.

Тема

Ввести тему письма. Можно выбрать один из следующих вариантов:

  • Ввести тему вручную.

  • Настроить передачу текстового параметра процесса. Подробнее: Параметры процесса.

  • Выбрать системную настройку типа “text”.

  • Использовать формулу для создания персонализированной темы, например, “Здравствуйте, Евгений Мирный!”, где имя “Евгений Мирный” получено из предыдущего элемента процесса. Подробнее: Формулы в бизнес-процессах.

Тема письма также отображается на вкладке Задачи по бизнес-процессам коммуникационной панели. Если выполняется отправка письма по шаблону, то поле Тема автоматически заполнится темой, указанной в выбранном шаблоне.

Настроить произвольное письмо 

Если в поле Какое сообщение отправить? выбрано “Произвольное письмо”, то отображаются следующие поля для заполнения:

Тело письма

Под полем Тема отображается область предпросмотра тела письма. Наведите курсор на эту область и кликните , чтобы перейти в дизайнер контента для создания произвольного письма.

Настроить письмо по шаблону 

Если в поле Какое сообщение отправить? выбрано “Письмо по шаблону”, то отображаются следующие поля для заполнения:

Письмо по шаблону

Выберите шаблон письма из справочника Шаблоны email-сообщений. По кнопке можно открыть выбранный шаблон в дизайнере контента. Для отправки писем клиентам на их языке общения в Creatio могут использоваться мультиязычные шаблоны. Если в поле Кому указаны контакты с разными языками общения или в списке есть контакты, у которых язык общения не заполнен, то для всего письма будет применен язык, настроенный по умолчанию. Подробнее: Настроить мультиязычие для шаблона.

Запись для формирования макросов

Запись, значения которой используются в макросах в шаблоне письма. Например, если шаблон письма содержит макросы #Contact.Name# и #Contact.Mobile phone#, то имя и номер телефона в отправленном письме будут соответствовать контакту, указанному в поле Запись для формирования макросов. Подробнее: Параметры процесса.

Это поле связано с полем Источник макросов на странице выбранного шаблона email-сообщения. Например, если в поле Источник макросов шаблона указано "Контакт", то значением в поле Запись для формирования макросов будет запись определенного контакта.

Запись, которая будет использоваться для заполнения макросов в шаблоне письма, можно получить следующими способами:

  • Из параметра процесса. Параметр должен быть справочного типа, а сам справочник должен соответствовать объекту, указанному в поле Источник макроcов шаблона email-сообщения.

  • Выбрав значение справочника.

  • Выбрав системную настройку справочного типа, справочник которой соответствует тому, который указан в поле Источник макросов в шаблоне email-сообщения. Например, “Контакт получателя для тестовой отправки email”. Выберите “Контакт текущего пользователя”, чтобы макросы в письме заполнились данными пользователя, который запустил процесс.

На заметку. Для создания динамического текста темы и тела письма используйте элемент процесса Формула или пункт “Формула” в меню значений параметра. Подробнее: Формулы в бизнес-процессах. Обратите внимание, что для заполнения тела письма с помощью формулы необходимо перейти в расширенный режим настройки элемента Отправить email.

Настроить автоматическую отправку email-сообщения 

Если в поле Как выполняется отправка панели настройки элемента Отправить email выбран вариант “Отправить email автоматически”, то отображаются следующие поля для заполнения:

Важность

Значение этого поля используется для заполнения поля Приоритет соответствующей задачи по отправке email.

Игнорировать ошибки при отправке

Если этот признак установлен, то выполнение процесса продолжится, даже если возникнут ошибки при отправке письма. Если признак не установлен и возникли ошибки, то элемент Отправить email завершит выполнение с ошибкой и не активирует исходящие потоки. Любые ошибки, возникающие при выполнении процесса, можно просмотреть в разделе Журнал процессов.

Выполнять следующие элементы в фоновом режиме

Если этот признак установлен, то элемент будет выполнен в фоновом режиме без отображения маски загрузки.
Создать активность Если вы установите признак в этом поле, то при выполнении данного шага бизнес-процесса будет создана активность. После установки признака откроется группа полей Связи email.
Связи email Свяжите задачу с другими сущностями системы, например, контрагентом. Задача будет отображена на детали Активности связанной записи. По умолчанию на панели настройки элемента отображаются связи с контактом и контрагентом. Чтобы связать задачу с другими сущностями системы, нажмите кнопку .

Настроить отправку email-сообщения вручную 

Если в поле Как выполняется отправка панели настройки элемента Отправить email выбран вариант “Отправить email вручную”, то отображаются следующие поля для заполнения:

Кто отправляет email?

Выберите один из вариантов и заполните открывшееся поле:

  • “Пользователь” — укажите в поле Контакт пользователя, от имени которого будет отправлено письмо.
  • “Руководитель сотрудника” — укажите в поле Контакт пользователя, от имени руководителя которого будет отправлено письмо.
  • “Роль” — укажите в поле Роль, участники какой роли смогут отправить письмо.

Когда процесс перейдет к выполнению элемента Отправить email, на коммуникационной панели отобразится задача по отправке email или откроется страница редактирования письма (если установлен признак Показывать страницу автоматически).

Поле Кто отправляет email? заполняется значениями справочника Настройки синхронизации с почтовым ящиком. Вы можете указать в поле значение параметра или системной настройки при условии, что они выбраны из того же справочника.

Подсказка пользователю

Текстовая подсказка для пользователя, который выполняет эту задачу в ходе процесса. Пользователь может просмотреть подсказку по кнопке на странице email.

Показывать страницу автоматически

Если этот признак установлен, то страница редактирования email-сообщения откроется для пользователя, указанного в поле Кто отправляет email?, как только процесс перейдет к выполнению элемента Отправить email.

Обратите внимание, что если в настройках элемента, который предшествует элементу Отправить email на диаграмме процесса, установлен признак Выполнять следующие элементы в фоновом режиме, то страница редактирования email не будет открыта при переходе к выполнению элемента Отправить email, даже если в его настройках установлен признак Показывать страницу автоматически.

Выполнять следующие элементы в фоновом режиме

Если установлен этот признак, то все элементы процесса, связанные с данным элементом исходящими потоками, будут выполнены в фоновом режиме без отображения маски загрузки или автоматического открытия их страниц.

Связи email

Свяжите созданное письмо с другими записями Creatio. Связанные записи отобразятся в блоке Связи страницы email, а также в виде ссылок на вкладке Email коммуникационной панели. Для добавления связанных записей разных типов нажмите кнопку .

На заметку. Если вы решите отправлять письма вручную, то все связанные с email-сообщениями задачи (черновики) будут отображаться на вашей коммуникационной панели.

Настроить отправку файлов во вложениях 

Чтобы настроить отправку вложений для элемента процесса Отправить email, убедитесь, что элемент Обработать файл настроен и добавлен на диаграмму. Это позволит сопоставить коллекцию необходимых файлов с элементом Отправить email в ходе выполнения бизнес-процесса.

Добавить вложения

Чтобы прикрепить файлы к email-сообщению, нажмите в блоке Добавить вложения панели настройки элемента Отправить email.

В появившемся поле нажмите —> “Параметры процесса”. В окне настройки сопоставьте элемент с необходимой коллекцией файлов. Нажмите кнопку Выбрать.

В результате коллекция файлов будет отправлена как вложение в email-сообщении при выполнении элемента процесса Отправить email.

Получить исходящие параметры элемента 

Id задачи

Идентификатор задачи по отправке email, созданной при выполнении элемента. Тип: “Id”. Все созданные вручную письма и черновики считаются активностями в Creatio и имеют уникальный идентификатор в базе данных. Подробнее: Работа с данными в процессе.

Рекомендация

Получить значение этого параметра можно из поля Подсказка пользователю. Отображается, только если выбран ручной способ отправки письма. Тип: “Text”.

Игнорировать ошибки отправки

Значение этого параметра можно получить из настройки Игнорировать ошибки при отправке. Отображается, только если выбран автоматический способ отправки письма. Тип: “Логическое”.

Активация элемента 

Если письмо отправляется вручную:

  • Для запустившего процесс пользователя откроется страница нового email-сообщения при условии, что установлен признак Показывать страницу автоматически и если элемент не выполняется в фоновом режиме. Все настройки и свойства элемента Отправить email (например, шаблон сообщения, почтовый ящик и т. д.) будут использованы в черновике письма.

  • Для запустившего процесс пользователя на коммуникационной панели отобразится задача по отправке email-сообщения, если на панели настройки свойств элемента снят признак Показывать страницу автоматически.

Если письмо отправляется автоматически, то Creatio создаст сообщение на основании свойств элемента Отправить email (например, шаблона сообщения, почтового ящика и т. д.). Сообщение будет отправлено автоматически с электронного адреса, указанного в поле От страницы email-сообщения.

Выполнение элемента 

Завершение выполнения элемента Отправить email зависит от способа отправки сообщения.

Если письмо отправляется вручную, то элемент считается выполненным, как только пользователь отправит email-сообщение.

Если письмо отправляется автоматически, то элемент не требует действий пользователя и считается выполненным, как только сообщение будет отправлено.

Если при отправке письма возникают ошибки, то завершение выполнения элемента определяется признаком Игнорировать ошибки отправки:

  • Если на панели свойств элемента установлен признак Игнорировать ошибки отправки, то элемент считается выполненным, как только будет выполнена первая попытка отправки, независимо от результата. Например, если почтовый сервер возвращает ошибку отправки, то элемент все равно завершит выполнение и активирует исходящие потоки.

  • Если признак Игнорировать ошибки отправки не установлен, то элемент считается выполненным, только если email-сообщение было успешно отправлено. Если в ходе отправки email возникают ошибки, то процесс не перейдет на следующий шаг. Любые ошибки, возникающие при выполнении процесса, можно просмотреть в разделе Журнал процессов.

После завершения выполнения элемент обновит значения параметров в соответствии с изменениями, выполненными пользователем на странице email-сообщения, а также активирует исходящие потоки.