Процесс визирования документов
Если необходимо утвердить документ, например, согласовать у руководителя спецификацию, используйте функциональность визирования. Виза может быть установлена (утверждена или отклонена) одним или несколькими сотрудниками вашей компании, например, руководителем отдела и директором.
В процессе визирования используется действие [Отправить на визирование], а также вкладка [Визы] страницы документа и коммуникационная панель.
Запустить процесс визирования можно на странице документа с помощью действия [Отправить на визирование]. В результате открывается страница ввода параметров визирования.
| Визирующий | Укажите департамент либо сотрудника, которому документ отправляется на визирование. Справочник поля содержит перечень ролей — имена пользователей и названия групп пользователей. При выборе группы пользователей право визирования документа будут иметь все пользователи группы. |
| Цель | Внесите целевое назначение визы, например, “Сумма договора”. |
| Разрешено делегирование | Установите признак, чтобы при визировании документа была разрешена переадресация на другого сотрудника. |
После отправки на визирование система запретит редактирование текущего документа для всех пользователей, которым это право было предоставлено. Далее, если будет найдена актуальная положительная виза выбранного пользователя, то визирование будет завершено с этим результатом. Если будет найдена отрицательная виза, то для нее будет установлен признак [Неактуальна]. В этом случае, а также если не будет найдено предыдущих виз, адресат получит уведомление о необходимости визирования документа.
Инструменты для управления визами
Завизировать документ или переадресовать визирование на другого пользователя можно на коммуникационной панели или на вкладке [Визы] страницы документа. Управление визами выполняется с помощью дополнительных команд в меню [Действия].
[Показать все визы]/[Показать актуальные визы] — отобразить все добавленные визы по документу или только визы, ожидающие установки. По умолчанию отображаются только актуальные визы.
[Утвердить] — визировать документ с положительным результатом. При выборе действия открывается дополнительное окно для указания комментариев к визированию. При подтверждении действия состояние визы изменяется на “Положительная”.
[Отклонить] — визировать документ с отрицательным результатом. При выборе действия открывается дополнительное окно для указания комментариев к визированию. При подтверждении действия состояние визы изменяется на “Отрицательная”.
[Сменить визирующего] — изменить сотрудника, назначенного визирующим по документу. Действие доступно для пользователей, которые имеют право на визирование, если у визы установлен признак [Разрешено делегирование] и не заполнено поле [Делегирована от]. При выборе действия открывается перечень пользователей и групп пользователей, составляющих организационную структуру вашей компании. Выбранный пользователь будет указан в поле [Визирующий], а текущий пользователь будет указан в поле [Делегирована от].
[Удалить] — удалить выбранную визу. Право на удаление визы имеет администратор. Удаление визы возможно только в тех случаях, когда она уже утверждена/отклонена или неактуальна.
Команды [Утвердить], [Отклонить] и [Сменить визирующего] выполняются для виз в состоянии “Ожидает визирования”, у которых не установлен признак [Неактуальна].
Уведомления по результату визирования
При установке положительной визы ответственному по документу будет отправлено email-сообщение. При установке отрицательной визы ответственному будет возвращено право редактирования документа и отправлено email-сообщение.
Необходимость отправки email-сообщения при визировании документа указывается в системной настройке “Отправлять email уведомление о необходимости визы”.
Информация по созданным и обработанным визам отображается на вкладке [Визы] страницы документа. Детальную информацию по отдельной визе можно посмотреть на странице визы, которая открывается при помощи команды [Открыть] меню [Действия]. Страница визы доступна только для просмотра.
| Визирующий | Департамент либо сотрудник, назначенный визирующим по документу. Поле заполняется при создании визы. Если указана группа пользователей, то право визирования данного документа имеют все пользователи группы. |
| Состояние | Результат визирования, например, “Положительная”. При создании записи для нее устанавливается состояние “Ожидает визирования”. |
| Дата установки | Дата и время визирования. |
| Установил | Имя сотрудника, завизировавшего документ. |
| Разрешено делегирование | Положительное значение свидетельствует о том, что разрешена переадресация визирования на другого сотрудника. |
| Делегирована от | Имя сотрудника, переадресовавшего визирование документа. Поле заполняется при смене визирующего. Например, при создании визы в поле [Визирующий] указан руководитель отдела продаж. Если впоследствии визирование будет переадресовано на финансовый отдел, то поле [Делегирована от] будет заполнено именем руководителя отдела продаж. |
| Неактуальная | Признак указывает на то, что данная виза не является актуальной. Устанавливается в процессе визирования. Например, если при отправке на визирование найдена отрицательная виза этого же визирующего, то эта виза становится неактуальной. |
| Цель визы | Целевое назначение визы. Поле заполняется при создании визы. |
| Комментарий | Дополнительный комментарий по результату визирования, например, замечание по документу. Поле заполняется при установке или отклонении визы. |
